Dématérialisation : quelles options pour la Lettre recommandée ?

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La dématérialisation de la relation avec les assurés s’accélère. La Lettre recommandée électronique est une réponse pratique aux attentes du marché mais dans un contexte réglementaire évolutif, des choix et de la vigilance s’imposent. L’éclairage de La Poste Solutions Business.

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PRÉPARER LA TRANSITION

La Lettre recommandée (LR) électronique devient une réalité pour un nombre croissant de professionnels, soucieux de s’épargner au quotidien la charge que représente la production manuelle des liasses LR. Actuellement, elle est encadrée par le règlement européen dit « e-IDAS » (juillet 2016) et la loi pour une République Numérique (octobre 2016). Un décret d’application interviendra dans les tout prochains mois, seront alors connues les conditions nécessaires qui assureront à la Lettre recommandée électronique la même valeur juridique qu’une Lettre recommandée classique. Dans cette attente, il s’agit de rester prudent. Dans ce contexte, La Poste Solutions Business propose des solutions adaptées à la taille et aux besoins de chacun pour profiter dès à présent des atouts de la dématérialisation.

RÉPONDRE À CHAQUE ÉCHELLE DE BESOINS

 Dans le cadre de la loi Hamon notamment, les assureurs sont amenés à gérer d’importants volumes de Lettres recommandées pour la résiliation des contrats de leurs nouveaux clients. Ils choisissent pour cela la Lettre recommandée Premium sans liasse à produire, simplifiant ainsi la gestion et réduisant les coûts de production. Pour des envois plus ponctuels faits en agence par exemple, il n’est pas pour autant nécessaire de revenir à la liasse : la Lettre recommandée mobile, enveloppe pré timbrée en Lettre recommandée, s’active en toute simplicité depuis son smartphone. Plus besoin de remplir et de coller une liasse à la main ! En outre elle bénéficie d’un dépôt express directement en boîte aux lettres de rue sans passage au guichet. Dans tous les cas, les bénéfices de ces différentes solutions sont l’optimisation du travail et l’efficacité des process internes.

S’APPUYER SUR DES SERVICES DÉDIÉS

 En complément de ses atouts d’opérateur historique du secteur, La Poste a construit autour des besoins de ses clients des services performants. Par exemple, sa plateforme en ligne Maileva qui permet aux entreprises d’envoyer aussi simplement des courriers, des recommandés que des e-mails puisqu’une fois déposés sur Maileva, La Poste se charge de tout : impression, mise sous pli, affranchissement, envoi dans la journée. Ce qui représente une économie de temps comme de ressources humaines et matérielles pour l’assureur. Côté ingénierie, avec sa filiale Docapost, La Poste aide les entreprises à digitaliser leurs processus métier et parcours de relation clients, fournisseurs, etc. Autant de ressources utiles pour simplifier et sécuriser la dématérialisation… pour mieux se consacrer à l’essentiel : son cœur de métier.

 

POINT DE VUE DE

Olivier Torres Directeur du Marché Relation d’affaires, Branche Services-Courrier-Colis, La Poste

« Nos clients ont besoin de rationaliser leurs procédures par la digitalisation, la Lettre recommandée n’échappe pas à cette démarche, et nos clients recherchent des solutions fiables et durables dans un environnement réglementaire pas tout à fait « stabilisé ». Nos solutions traditionnelles bénéficient toutes de parcours d’accès largement digitalisés et ainsi assurent des gains de productivité immédiats. Cela constitue une première étape dans la transition vers une Lettre recommandée toute électronique dont certains attributs restent à préciser par le décret d’application. Dès que les exigences en matière de sécurité et de conformité réglementaire seront publiées, La Poste se positionnera pour répondre aux plus fortes d’entre elles. De fait c’est une approche véritablement multicanale que nous proposons à nos clients, en mettant à leur disposition l’interface la plus adaptée à leurs besoins, et nous assurons la distribution, digitale ou papier, selon les habitudes et les préférences du destinataire. Notre force est d’apporter une solution conforme de bout en bout, pour assurer à nos clients le même niveau de garantie juridique et de sécurité que la Lettre recommandée classique. »

 

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