[DOSSIER] Investissements informatiques 3/3

Avoir un aperçu des évolutions de son SI à moyen terme

Feuille de route pour les DSI, le schéma directeur informatique permet d'anticiper les demandes, de définir les grandes évolutions du système d'information à moyen terme, et de définir l'ordre de priorité des projets.

«Nous sommes de plus en plus contraints sur les budgets et nous avons besoin de gérer les priorités. Le schéma directeur informatique aide à cette priorisation. Il permet de partager, de confronter et de définir les priorités avec les métiers », affirme Gérard Russeil, directeur de Chorégie, le GIE informatique de MGEN, de La Mutuelle des étudiants et de MFP services. En général, les DSI déclinent cette feuille de route à partir du plan stratégique de l'entreprise.

En effet, les grands axes qui y sont énumérés ont quasi systématiquement un impact important en termes de système d'information. Par exemple, pour devenir une entreprise digitale, il va falloir réussir à reconfigurer toute la chaîne de valeur via les différents process métiers, mais également être doté d'un système d'information centré sur le client. Un chantier informatique qui peut s'avérer pharaonique... « Une partie importante du projet d'entreprise actuel du groupe Prévoir se focalise sur le multi- et le cross-canal. Pour la DSI, cela signifie, entre autres, que toutes les informations sur les clients et les contrats doivent être récoltées et stockées dans un point central, à disposition de l'ensemble des acteurs de la relation clients-prospects », explique Jean-Jacques Herrmann, directeur des systèmes d'information de l'assureur.

Le schéma directeur informatique est donc un moyen d'anticiper les demandes qui vont émaner par la suite des différentes directions. Une anticipation nécessaire pour étudier et mettre en place les prérequis indispensables en termes d'infrastructures, de technologies et de sécurité... « Sans anticipation, les délais de mise en oeuvre sont incompatibles avec le business de l'entreprise », souligne Jean-Jacques Herrmann.

Bâtir un schéma directeur par métier ou activité

Pour réussir à fixer les chantiers prioritaires, dans des délais raisonnables, la DSI formalise les enjeux métiers de chaque direction ou service. « Cela peut consister, par exemple, à lancer des produits plus rapidement sur le marché et à être plus agressif commercialement, ou bien à dématérialiser les flux, à baisser les coûts, note Philippe Mallet, associé chez Exton Consulting. En effet, ce sont les besoins métiers qui doivent guider le schéma directeur informatique. Il faut les qualifier le plus précisément possible, car des objectifs métiers découleront des portefeuilles de projets. »

Il est donc possible, par exemple, de bâtir un schéma directeur informatique sur une branche d'activité, comme l'IARD ou la vie, sur un marché (les particuliers, les entreprises...), ou encore selon un objectif stratégique, comme l'ambition de croître à l'international. « Bref, il est possible de décliner différentes variantes en fonction des contextes et leviers de performance à activer », résume Philippe Mallet.

D'ailleurs, les schémas directeurs informatiques portant sur l'intégralité du périmètre du SI, avec des projections à cinq ou six ans, ont tendance à disparaître. Aujourd'hui, les schémas se nomment de plus en plus souvent « plan de cadrage » et sont mis à jour annuellement... Il y a six ans, Natixis assurances avait ainsi réalisé un schéma directeur informatique qui concernait l'intégralité du système d'information. Depuis, l'assureur ne l'a pas reconduit. « Cependant, pour notre programme portant sur la distribution multicanal, nous avons mis en place un cadrage stratégique qui peut s'assimiler à un schéma directeur informatique : nous nous sommes posé les mê-mes questions, en passant en re-vue les enjeux business, ceux sur le système d'information, et nous avons tracé une trajectoire sur trois ans », poursuit Luc Heurtaux, directeur du département SI de Natixis assurances.

À moyen terme, il va probablement faire la même chose sur la prévoyance pour la rénovation de son usine de production. « Notre horizon de temps s'est beaucoup restreint depuis deux ou trois ans. Les orientations de nos portefeuilles de projets changeant tous les trois à six mois, ou tous les ans dans le meilleur des cas, une démarche de schéma directeur informatique sur la globalité de notre SI n'est plus pertinente », confirme Hervé Lambert, directeur des études supports et référentiels à la DSI de Generali assurances.

Il est donc recommandé d'organiser des revues annuelles des portefeuilles de projets afin de réapprécier leur pertinence. En fonction des budgets, de l'évolution des priorités, de la réglementation, de fusions-acquisitions...

Du concret !

Certains pourront s'ajouter ou être accélérés, tandis que d'autres seront mis en veille ou ajournés. « Sur la distribution multicanal, nous avons établi un plan de cadrage sur trois ans en estimant les dépenses nécessaires pour remplir nos objectifs. Cependant, nous sommes sur un pilotage annuel », explique Luc Heurtaux.

Chaque année, dans le cadre du plan informatique, et en se basant sur ce qui a été fait, le directeur du département SI de Natixis assurances établira la liste des projets issus du plan de cadrage qu'il souhaitera réaliser. « Cela nous évitera de démarrer des travaux qui nous engageraient fortement et nous laisseraient au milieu du gué, faute de financements supplémentaires », conclut Luc Heurtaux. Un bon moyen, également, d'éviter les projets qui durent des années, sans que les utilisateurs ne voient de résultats concrets...

PHILIPPE MALLET, ASSOCIÉ CHEZ EXTON CONSULTING

« Aligner toutes les activités sur une trajectoire commune »

  • Pourquoi un schéma directeur informatique ?

En assurance, les systèmes d'information sont très présents dans tous les métiers et au-delà, dans le cadre des relations avec les clients et partenaires. La DSI ne peut donc être considérée comme un simple fournisseur vis-à-vis des métiers : sa place est au coeur du business. Le schéma directeur informatique décline au niveau du SI les grandes orientations stratégiques de l'entreprise, et permet d'aligner tous les acteurs sur une trajectoire commune à trois ou cinq ans. En pratique, le périmètre couvert dépend du positionnement de la fonction informatique dans l'entreprise, des leviers à activer et de l'ambition de l'assureur...

  • Comment réussir sa mise en oeuvre ?

Un schéma directeur informatique est un projet nécessitant une étroite collaboration entre la DSI, les métiers et la direction générale sur des sujets transversaux et structurants. Pour que la définition du schéma directeur ne dépasse pas quelques mois, et que sa mise en oeuvre soit réalisable, il est important de se focaliser sur les vrais sujets et donc de faire des choix en fonction des priorités et de la stratégie métier mais, aussi, de bien estimer la charge de travail qui en découlera.

JEAN-JACQUES HERRMANN, DIRECTEUR DES SYSTÈMES D'INFORMATION DU GROUPE PRÉVOIR

« Des mises à jour annuelles »

« À la DSI, nous n'avons pas de document intitulé schéma directeur informatique. En revanche, nous avons un ensemble de documents reprenant les grands principes d'architecture technique et fonctionnelle à respecter en fonction des orientations décidées par l'entreprise : référentiels, interfaces, flux d'information, technologies éligibles... Ils sont mis à jour tous les ans. Nous les déclinons et les faisons vivre en fonction des demandes des utilisateurs, que nous essayons d'anticiper, et des évolutions technologiques qui peuvent nous servir. C'est cet ensemble de documents que nous considérons comme notre schéma directeur informatique. Les schémas directeurs informatiques à cinq ans sont une démarche de plus en plus rare. Trois ans est une durée encore envisageable ; mais personne n'est capable de prévoir à cinq ans les évolutions technologiques, réglementaires, les éventuelles fusions ou acquisitions, les partenariats qui se nouent et se dénouent. Sachant que tous ces facteurs ont un impact sur les systèmes d'information. »

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