[DOSSIER] Maîtrise des coûts 4/4

Dépenser moins pour former plus

Dépenser moins pour former plus
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Les directions de la formation n'échappent pas à la stratégie générale de réduction budgétaire. Trois leviers peuvent être actionnés : rationalisation, dématérialisation et internalisation.

Parmi les DRH et les responsables de la formation interrogés par la Cegos en octobre 2009, 83 % ont constaté que leur direction est « plus attentive à la maîtrise du budget formation ». Conséquence : 32 % des entreprises ont stabilisé leur budget formation en 2009 et 38 % l'ont réduit.

Les sociétés d'assurances pourraient avoir une excellente raison de céder à la tentation du cost killing : elles sont particulièrement généreuses en matière de formation professionnelle, lui consacrant en moyenne 4,9 % de leur masse salariale (1) - soit 40 % de plus que les autres entreprises, dont le budget n'excède pas 2,9 %.

Pour autant, elles ne semblent pas prêtes à revenir sur cette spécificité culturelle, tant la formation est considérée comme un pilier du modèle économique et social du secteur. « La réduction des coûts n'est pas, à proprement parler, une priorité », explique Myriam Saunier, directrice des ressources humaines d'Aviva France. Ajoutant aussitôt : « A budget équivalent (4,5 % de la masse salariale, en 2010 comme en 2009), nous cherchons néanmoins à faire toujours mieux. »

Suivre de près l'intendance

Pour optimiser leur budget formation, les assureurs disposent de trois leviers : l'internationalisation, la dématérialisation et la rationalisation. Ils les actionnent différemment selon leurs priorités et leurs pratiques. Mais avec une obsession commune : la traque aux dépenses inutiles. « Une formation classique implique 2 € de dépenses d'intendance (transport, hébergement, gestion des absences) pour 1 € d'investissement pédagogique », calcule Daniel Frenkel, responsable national formation du groupe Macif. Autant dire que l'organisation et les plannings sont désormais scrutés à la loupe, les demi-journées étant regroupées en journées complètes, par exemple.

Les plannings doivent toutefois conserver le bon tempo : « Pour être efficace, une formation doit arriver au bon moment, quand le collaborateur en a réellement besoin », explique Corinne Bibollet-Juste, responsable formation d'Aviva. Former un commercial six mois avant le lancement d'un produit, c'est de l'argent jeté par les fenêtres. « La mauvaise gestion des plannings est une source de déperdition considérable, et trop souvent sous-estimée », estime Myriam Saunier.

Daniel Frenkel en est conscient : si la Macif est en train de remettre à plat ses 18 processus de gestion des formations (du recensement des besoins à l'organisation des sessions, en passant par la prise en charge des demandes individuelles), c'est précisément pour réduire les déperditions. L'organisation de la mutuelle l'empêche aussi en effet d'actionner un levier majeur d'optimisation : le e- learning. « Chaque région gère ses propres programmes, explique Daniel Frenkel. Nous devons homogénéiser nos contenus avant d'ouvrir le chantier du e-learning. »

Car les formations en ligne sont devenues inévitables... même si, contrairement à ce que l'on a voulu croire à leur lancement (il y a une dizaine d'années), elles ne remplaceront jamais toutes les formations classiques. Le groupe Generali, qui étoffe actuellement son catalogue de e-learning et de WebTV, considère que ces nouveaux outils de formation ne représenteront pas plus de 20 % à 30 % de l'offre globale. « Tout le monde connaît maintenant les limites du e-learning », explique Corinne Bibollet-Juste : les sessions trop longues (plus de 40 à 50 minutes) sont proscrites et l'accompagnement par un formateur ou un tuteur est indispensable.

Tuteur par ordinateur et « teacher » dans les murs

En revanche, pratiquement tous les programmes peuvent être dématérialisés : « Nous ne passerons jamais au "tout-e-learning", concède Myriam Saunier, mais il me semble important de couvrir l'ensemble des besoins en formation. Les programmes de e-learning, disponibles et accessibles en permanence facilitent l'intégration des nouveaux collaborateurs et renforcent l'efficacité des formations présentielles. » Davantage que les bons gros classeurs remis lors des formations... qui finissent presque toujours par prendre la poussière sur une étagère sans jamais être consultés. Autre levier majeur d'optimisation des coûts, l'internalisation suscite le même débat que le e-learning. « Confier la conception et l'animation des programmes de formation à des experts internes est une tendance lourde, observe Corinne Bibollet-Juste. Notamment pour tout ce qui touche à la technique assurantielle et à la présentation des nouveaux produits. » En revanche, il est impossible de se passer de prestataires extérieurs dans certains domaines de compétences : « Pour tout ce qui relève des techniques de vente ou bien du management, il peut être bon d'avoir un regard extérieur une fois de temps en temps. » Reste, là encore, à trouver le bon équilibre. C'est tout l'enjeu de la stratégie d'optimisation des coûts de formation.


1. Source : « Rofa 2009 » (rapport sur les formations des salariés de l'assurance).

TROIS QUESTIONS À : Daniel Frenkel

Responsable Formation de la Macif

Objectif : 15 % de réduction en 2010

La réduction des coûts de formation, c'est une réalité ?

En 2010, nous devons réduire notre budget de 15 %. De 5,4 % de la masse salariale en 2009, nous devons passer à 5 % en 2010. Ce budget reste largement supérieur à la moyenne nationale. La Macif voit toujours dans la formation un vrai levier de développement. Le défi consiste plutôt à repenser notre politique pour faire aussi bien à moindre coût.


Cette baisse se fait-elle de façon uniforme ?

Nous ne sommes évidemment pas dans une logique arithmétique. Pour atteindre cet objectif de 15 %, nous avons dû faire des choix en privilégiant les actions relevant des priorités stratégiques : la formation des 3 000 commerciaux au déploiement de l'activité bancaire, par exemple.


Quels autres leviers de diminution des coûts avez-vous actionnés ?

Nous assurons déjà plus de 60 % des formations en interne. Nous avons un autre levier d'optimisation très fort : l'homogénéisation des dix-huit processus de formation (le recensement des besoins, la prise en charge des demandes individuelles...) autour des meilleures pratiques identifiées dans les différentes régions. Pour l'heure, et pour des raisons organisationnelles, nous avons peu misé sur le e-learning. Cet axe sera très certainement investi l'an prochain. L'entreprise met en avant tout l'accent sur l'efficacité et la performance des formations, tout en tentant de diminuer les coûts.

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