[DOSSIER] Les systèmes d’information à l'heure digitale 2/4

Systèmes d'information et digital : quand l’organisation devient agile

Systèmes d'information et digital : quand l’organisation devient agile
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Le digital oblige à plus de réactivité. Les méthodes dites agiles proposent de faire travailler les métiers et l’informatique sur des cycles beaucoup plus rapides, avec de premières livraisons en quelques semaines. Mais encore faut-il réussir à insuffler de nouveaux modes d’organisation et de relation entre les acteurs.

« La proximité avec les métiers s’impose aujourd’hui pour répondre aux exigences du time to market. C’est un enjeu fort dans notre univers. Nous travaillons avec eux sur l’intégration de cycles agiles pour coconstruire et délivrer plus rapidement notamment sur le front office », explique Corinne Dajon, DSI d’AG2R La Mondiale. Sur les applications en lien avec la distribution, il n’est plus possible d’attendre un ou deux ans. C’est pourquoi, les méthodes agiles, qui proposent de travailler sur des cycles très courts se diffusent de plus en plus chez les assureurs. « Nos projets prioritaires sont menés avec des méthodes agiles. Nous travaillons sur des cycles courts pour éviter les effets tunnels. Il faut donc voir la valeur ajoutée minimale que l’on attend et la délivrer en trois mois », confirme Laurent Adouard, directeur général délégué en charge des opérations et du pilotage du projet de transformation à la MNT (Mutuelle nationale territoriale). Pour cela, informaticiens et utilisateurs doivent travailler dans une même équipe, tout au long du projet. « Ils posent la problématique, conçoivent une solution, en font une maquette, la testent et la déploient. Cela permet de faire des mises à jour très rapidement », se félicite Laurent Adouard. Il souligne d’ailleurs qu’avec cette organisation les comités de pilotages n’ont quasiment plus d’arbitrages à rendre. « Depuis 18 mois, nous avons des équipes projet qui travaillent en mode agile. Elles ne veulent plus revenir en arrière, et on note des changements de comportement intéressants. Par exemple, les équipes de la DSI n’attendent plus d’avoir le cahier des charges pour commencer à travailler sur le sujet. Tout le monde collabore, des spécifications jusqu’à la mise en production », explique Daniel Dupuy, DSI d’Aviva France. Pour les premiers projets, il préconise cependant de choisir des gens qui soient dans un esprit de bienveillance et prêts au partage. Car passer aux méthodes agiles n’est pas forcément évident.

Accepter l’erreur

« Ces méthodes rompent avec le schéma culturel classique qui cantonne les uns et les autres dans un rôle souvent séquentiel. Là, il faut accepter de revenir en arrière si l’option choisie n’est pas satisfaisante. Quand les résultats ne sont pas ceux qui étaient attendus, il faut voir pourquoi rapidement et en tirer les enseignements », souligne Éric Sorin, DSI de la Macif. On est donc dans la coconstruction. Et, il faut vaincre les réticences, la peur du risque... « Les méthodes agiles exigent un changement culturel important : savoir qu’on a le droit d’échouer, qu’il est normal, quand on essaie, de parfois se tromper. L’idée est donc de valoriser ceux qui tentent, entreprennent, sortent du conventionnel... Les échecs sont assumés par le collectif et font partie de la vie des projets ! », affirme Laurent Adouard. Les informaticiens doivent accepter de ne plus être dans la position d’expert et les métiers s’habituer aux nouveaux process. « Délivrer une solution qui n’est pas forcément complète peut poser problème aux métiers, qui ont l’habitude de réfléchir plus globalement à leurs besoins et de les définir très précisément. Là, on leur demande ce qui est essentiel à court terme et les développements commencent avant même qu’ils aient fini de définir la totalité du besoin. C’est un peu nouveau ! », explique Jérôme Sennelier, DSI de Klesia. De plus, les personnes des métiers qui participent à l’équipe projet doivent avoir un niveau de responsabilité suffisant pour pouvoir trancher sans devoir attendre le prochain comité de pilotage, sous peine de perdre tout le temps économisé par les méthodes agiles.

Une véritable lame de fond

Beaucoup d’assureurs cantonnent encore les méthodes agiles aux projets digitaux. « Les méthodes dites agiles prennent une place croissante dans notre écosystème de développement digital, dans lequel le rythme de la transformation est de plus en plus rapide. Mais attention, l’agile n’est pas la réponse à toutes les technologies de développement. Il faut rester lucide », prévient Philippe Maso y Guell Rivet, DG Technologie et Système d’Information de Covéa. Une vision qui n’est pas partagée par tous cependant... « L’agilité n’est pas réservée au digital. C’est un comportement, un état d’esprit », affirme Daniel Dupuy. Et de citer pour preuve les membres de l’équipe de contrôle interne, en charge de vérifier que les normes et standards ont bien été respectés, qui se sont eux aussi appropriés les méthodes agiles.

La Maif, elle, utilise les méthodes agiles pour le cadrage de 100 % de ses projets. « La période de cadrage durait en moyenne 9 mois il y a 3 ans. Elle est passée à 6 mois en 2015 et devrait être de 4 à 5 mois cette année. Notre objectif est que la durée maximale de nos projets soit de 4 mois pour le cadrage et de 12 mois pour une mise en production », souligne Nicolas Siegler. Sa mutuelle utilise les méthodes agiles, même pour des projets coeur de métier. Ainsi, en 2017, il n’y aura plus 3 grandes versions par an pour le SI, mais 5 à 7 versions. Chez Axa France (voir encadré ci-contre) toute la DSI devrait avoir basculé en mode agile d’ici à 18 mois. Plus qu’un phénomène de mode, les méthodes agiles s’apparentent donc de plus en plus à une véritable lame de fond.

« Créer des tribus de 50 à 100 personnes pour être plus agile »

« Nous poussons actuellement les feux sur l’agilité de l’IT dans la maison. Nous nous sommes inspirés de ce que des entreprises du Web, comme Spotify, ont déployé. Depuis un an, nous testons une nouvelle organisation, plus agile. Nous mettons en place des tribus, qui comptent 50 à 100 personnes. Une tribu, c’est le croisement de la chaîne de valeur (vente, production, gestion des sinistres...) et d’une branche. Par exemple, l’équipe IT qui travaille sur les sinistres IARD constitue une tribu. Elle est elle-même découpée en domaines : le sinistre de masse, le corporel... Un domaine compte entre 15 et 30 personnes venant des métiers, du développement, des tests, de l’exploitation... Ils travaillent tous ensemble, sans frontières, autour du besoin du client. Les tribus disposent chacune d’un budget alloué sur 12 à 18 mois pour le développement et l’exploitation. Elles sont responsables de ces budgets et doivent arbitrer entre, par exemple, le développement d’une nouvelle fonctionnalité ou la correction d’un dysfonctionnement. Aujourd’hui, environ un quart des équipes fonctionnent ainsi, et d’ici à un an et demi, toutes devraient avoir basculé. Une quinzaine de coach agiles les préparent en amont de leur passage en mode tribu. »

Plus d’un tiers de nos projets est lié à la transformation digitale, ce qui nous conduit à accélérer la formation de nos équipes dans les technologies du digital et les méthodes agiles.

Philippe Maso y Guell Rivet, DG Technologie et Système d’Information de Covéa

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