Comment l’archivage électronique participe à la transformation de votre entreprise

Comment l’archivage électronique participe à la transformation de votre entreprise

Avoir un système d’archivage électronique est appelé à devenir un standard du marché. Mieux vaut s’y préparer dès maintenant en s’appuyant sur les normes de référence. La montée en maturité peut être longue mais elle permet de gagner en productivité, d’améliorer l’expérience client et de satisfaire aux règles du droit à l’oubli.

L’archivage électronique des documents, ce n’est pas seulement du stockage ou de la GED ! C’est aussi un levier de performance : en garantissant la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents tout au long de leur cycle de vie, il participe à la sécurité juridique et à l’excellence opérationnelle d’une entreprise.

Un véritable système d’archivage électronique (SAE) garantit l’authenticité de tous les documents, qu’ils soient nativement numériques – comme c’est de plus en plus souvent le cas pour les cartes de tiers-payant, par exemple – ou qu’ils aient été numérisés par l’entreprise.

De la sécurité juridique à l’amélioration de l’expérience client

Il atteste aussi de l’intégrité des documents, et ce tout au long de leur cycle de vie : de 2 ans pour les documents commerciaux, jusqu’à 10 ans pour les informations comptables ou fiscales, voire 30 ans pour les éléments relatifs à un contrat d’assurance vie.

Leur traçabilité est également garantie : c’est d’abord un gage de sécurité juridique. « Le cadre réglementaire français et européen confère aux copies numériques fiables la même valeur probante que les originaux papiers », explique Alexandre Hanence, directeur associé du cabinet de conseil TNP Consultants.

C’est aussi un levier de performance opérationnelle et commerciale : au fil des années, les documents papiers peuvent s’altérer, être détruits lors d’un sinistre, ou tout simplement se perdre. « On considère que dans les entreprises, environ 20 % des documents sont mal classés, donc difficiles à retrouver des années plus tard », explique Nathalie Moreau, responsable du marché Assurance et Protection Sociale chez Jouve, acteur majeur de l'écosystème numérique français, spécialiste des process digitaux. Imaginez l’embarras d’un gestionnaire contraint de dire à un client que son contrat a été égaré. Ou qu’il faudra prévoir plusieurs jours pour le retrouver…

L’archivage électronique permet également d’automatiser le tri des documents qui peuvent être détruits : c’est une façon efficace et rapide de satisfaire aux exigences juridiques du droit à l’oubli. C’est aussi le moyen d’optimiser ses ressources : « Le numérique est loin d’être aussi écologique qu’on a voulu le croire, commente Nourredine Lamriri, vice-président Product Marketing d’Everteam. Procéder à un ''désherbage'' régulier pour ne conserver que les documents qui doivent l’être est un véritable enjeu de développement durable. »

Assurance : une montée en maturité nécessaire

L’archivage électronique est donc un enjeu de sécurité juridique, d’excellence opérationnelle, d’amélioration de l’expérience client et de développement durable : ce sont des sujets primordiaux dans le champ de l’assurance et de la protection sociale. On peut donc s’étonner que peu d’acteurs se soient à ce jour emparés de ces problématiques.

« Il est temps de s’y mettre, insiste Nathalie Moreau. Avoir une architecture robuste et pérenne peut prendre un certain temps. Une montée en maturité est en effet nécessaire. » Notamment si l’on veut respecter les deux principales normes internationales régissant l’archivage électronique (NF 461 certifie la conformité du système d’archivage et NF 544 standardise les pratiques de numérisation et certifie que la copie numérique est fidèle).

Directeur Marketing de Jouve, Etienne Vazzoleretto est convaincu que l’archivage numérique est « une lame de fond ». Être doté d’un bon SAE est appelé à devenir « un standard du marché. Au regard du temps requis pour monter en compétences, mieux vaut s’y préparer dès à présent… »

[1] Gestion électronique des documents

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