Plus que trois mois pour être compatible Sepa !

D'ici au 1er février 2014, tous les prélèvements et les virements devront avoir migrés sur la norme Sepa (single euro payments area - espace unique de paiements en euros). Un chantier à boucler de toute urgence si ce n'est pas déjà fait.


Toutes les entreprises qui effectue des virements et des prélèvements sont concernées par le passage à la norme européenne Sepa. S'il faut convertir les RIB de ses interlocuteurs en BIC IBAN, il est également nécessaire de revoir son organisation, car certaines règles, notamment pour les prélèvements, changent. C'est le créancier, par exemple, et non plus la banque, qui conservera la preuve que la personne prélevée a donné son accord.

Date buttoir européenne, le 1er février 2014 ne devrait pas être repoussée, et le Comité national Sepa est inquiet. En effet, en juin, il regrettait que « de nombreux acteurs économiques français n'[aient] toujours pas engagé leur migration vers les moyens de paiement Sepa. » Selon lui, une migration tardive comporte de nombreux risques opérationnels qui pourraient fortement perturber le fonctionnement de l'économie française. « Il risque d'y avoir des embouteillages si tout le monde fait ses tests fin 2013 », confirme Mathieu Cambe, expert Sepa et gestion de trésorerie assurance chez Accenture France. Cependant, il y aura probablement des dommages collatéraux, avec des taux de rejet de prélèvements qui vont augmenter, il juge qu'on n'assistera pas à une catastrophe. Il est cependant préférable d'avoir eu le temps de tester SEPA avant sa généralisation. En effet, « certains acteurs qui ont basculé leurs virements en Sepa ont dû repasser aux lettres chèques leurs opérations ayant été rejetées. Cela a un coût énorme », note Mathieu Cambe. Par ailleurs, la Banque de France peine à délivrer rapidement les identifiants créancier SEPA (ICS) qui sont un préalable indispensable pour émettre les mandats de prélèvement. Plusieurs mois d'attente peuvent être nécessaires pour l'obtenir. Et sans lui, impossible de commencer les tests. Pas de panique cependant ! Sous-traiter l'émission et la gestion de ses mandats est possible, et, « si le prestataire est un établissement de paiement, il peut prélever pour le compte de son client même si ce dernier n'a pas d'ICS », explique Thierry Dinard, associé au sein du cabinet Inoven Altenor.

LE SEPA EN 5 LEÇONS

  • Contacter sa banque qui demandera pour vous un identifiant créancier SEPA (ICS) à la Banque de France. Cet identifiant est nécessaire pour émettre des prélèvements SEPA.
  • Se rapprocher de son éditeur de logiciel et de son expert-comptable pour s'assurer de la compatibilité de ses outils de gestion, de l'attribution de la référence unique de mandat (RUM) pour chaque prélèvement SEPA, de l'ICS...
  • Informer ses clients qui règlent en prélèvement de son passage à SEPA. Cette communication doit indiquer l'objet du prélèvement, l'ICS, la RUM... Leur demander leurs coordonnées bancaires au format BIC IBAN.
  • Pour les nouveaux clients, adresser un mandat SEPA pour qu'ils le retournent signé. Le créancier doit le conserver et le produire en cas de contestation.
  • Mettre à la disposition du client un point de contact où il peut modifier ses coordonnées bancaires ou révoquer le mandat.

    Sources : mini-guide bancaire « Préparez-vous au prélèvement SEPA ». www.lesclesdelabanque.com

Impacts sur l'organisation

Pour les grands assureurs, le chantier Sepa a commencé depuis déjà plusieurs mois. Tous les services qui traitent de virements et de prélèvements sont concernés... Ajouter une pièce au processus de souscription d'un contrat induit une charge de gestion pour son traitement, son archivage, sa numérisation mais aussi des risques potentiels d'erreurs. « Or, Sepa, avec la création du mandat, a un enjeu énorme en termes de processus de gestion », souligne Nicolas Carta, consultant en charge de projets Sepa au sein du groupe Périclès. Il faut en effet mettre en place de nouveaux processus pour saisir le mandat ou vérifier qu'il y a bien un mandat actif, pour gérer les révocations ou les délais de réclamation qui ne se font plus dans les mêmes délais. Les changements des processus de gestion mais aussi la remise à jour de la documentation contractuelle génèrent des frais importants.

LUC HEURTAUX, DSI de Natixis assurances « Notre projet informatique le plus coûteux en 2013 »

« Pour nous, c'est un projet 100% réglementaire qui n'a pas de retour sur investissement. Nous avons tenté d'optimiser les solutions déployées et de faire baisser la facture. Ainsi, le plus optimal, au vue de notre organisation, a été de ne créer qu'un seul mandat par client. Par ailleurs, notre système d'information continuera à gérer des RIB et non des BIC IBAN. Pour cela, nous avons mis en place des modules permettant de transcoder les RIB en BIC IBAN et inversement. Malgré toutes ces optimisations, SEPA représente un budget significatif en 2013 : sur la cinquantaine de projets que nous menons, c'est le plus important. À lui seul, il pèse 8% de notre charge projet cette année, ce qui est considérable. »

Des coûts souvent élevés

Côté informatique, les impacts peuvent être énormes... « Si rien n'est centralisé, chaque applicatif gérant des virements et des prélèvements doit être revu », explique Jean-François Gasc, directeur de l'activité de conseil en management dans le secteur de l'assurance chez Accenture France. Pour les assureurs généralistes, cela peut signifier plus d'une dizaine de projets : pour l'IARD, la vie, la santé, l'entreprise, le courtage, les agents généraux, la paye... Afin de réduire significativement les coûts de développement informatique, nombre d'assureurs ont opté pour la mise en place d'un algorithme qui retrouve les coordonnées BIC IBAN des clients depuis leur RIB. Les banques proposent aussi de le faire. Cependant cette stratégie comporte un risque : si un jour le RIB disparaît, le système d'information n'est pas capable pour le moment de gérer les BIC IBAN. Beaucoup d'assureurs prévoient d'effectuer les adaptations nécessaires progressivement, à l'occasion d'autres projets.

FRANÇOIS TAPIN, DSI de Thélem assurances « Un mandat par contrat »

« Nous avons démarré les travaux sur SEPA en 2009. Dès que nous avions un projet sur une application qui faisait du prélèvement ou du virement, il y avait un volet pour la rendre compatible SEPA. Nous aurions pu émettre un seul mandat par client, mais nous avons choisi de faire signer un mandat par contrat. En effet, sur le relevé bancaire du client, avec SEPA, nous avons la possibilité d'inscrire par exemple que c'est le prélèvement d'octobre pour le contrat auto. Cela nous permet de donner un peu de valeur ajoutée aux assurés. Nous allons mener une conduite du changement dans les réseaux pour que les agents sachent bien qu'ils ne doivent plus envoyer l'autorisation de prélèvement à la banque et qu'ils pensent bien à stocker leurs mandats. »

Une opportunité pour offrir plus de services ?

Sepa est une obligation réglementaire, et aucun retour sur investissements ne peut être espéré. Cependant, ce changement peut-être l'occasion de créer de l'innovation et de revoir le parcours client estime Jean-Philippe Poisson, associé en charge du digital chez Elia consulting : « Sepa permet de proposer des souscriptions plus innovantes. Plus besoin de renvoyer son RIB et une autorisation de prélèvement papier : le mandat peut être dématérialisé. » Et de souligner que pour un paiement de 50 euros, le coût de transaction d'un prélèvement Sepa est deux fois inférieur à celui de la carte bancaire (8 centimes contre environ 18). En les simplifiant, Sepa devrait permettre de développer les virements émis par les particuliers. Ce pourrait être un moyen de capter les clients jusque-là réfractaires aux prélèvements automatiques : « avec lui, c'est le client qui contrôle et décide de payer quand il le souhaite. De plus, grâce à SEPA, toute l'information nécessaire pour faire la réconciliation entre la facture et le paiement sera disponible, ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent », souligne Thierry Dinard. Un moyen d'alléger la gestion des paiements, et de rentabiliser les budgets investis...

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