Constituer une bonne flotte automobile

Les recettes pour optimiser la gestion d’un parc automobile ne sont pas toutes les mêmes en fonction de la typologie des véhicules et de la taille du parc, notamment au niveau de la force de négociation vis-à-vis des fournisseurs, notamment loueurs, constructeurs, assureurs. Néanmoins, nous avons eu la surprise, lors d’un appel d’offres récent, d’obtenir pour un parc de moins de 30 véhicules des conditions proches de celles offertes à des flottes de taille moyenne, compte tenu des conditions actuelles du marché.

La politique flotte. Le point de départ et peut-être le plus important est celui de la politique flotte.

Les règles d’attribution. Le premier point à traiter est celui des règles d’attribution des véhicules en fonction du statut (directeurs), de la fonction (par exemple, commerciaux, visiteurs médicaux, chefs d’équipe, …) et bien entendu du niveau hiérarchique.

Les règles doivent être claires et intégralement respectées, sans dérogation.

Le choix des véhicules. Quels modèles et quelles marques ?

Au niveau des marques, il s’agit d’un choix politique de l’entreprise, certaines refusant les marques premium et se limitant aux marques françaises en y ajoutant assez souvent le groupe Volkswagen AG.

En général, les entreprises proposent pour les véhicules de fonction des grilles par niveaux avec un nombre limité de véhicules (marques, modèles) de motorisation diesel ou hybride diesel en tenant compte notamment de leur TCO (prix de revient complet), en limitant le niveau d’émission de CO2 (incidence sur le coût des taxes comme celle sur les véhicules de société (TVS) et le malus ainsi que sur le coût du carburant : voir tableau 1). Il s’agit là d’une bonne pratique.

Aujourd’hui, la finition « business » proposée par la plupart des constructeurs, est la plus appréciée dans les entreprises compte tenu de son niveau d’équipement.

En ce qui concerne les véhicules de statut, la grille avec un nombre limité de véhicules ne constitue pas la réponse la plus adaptée.

Il est recommandé de fixer un budget en prix catalogue, y compris options, par niveau, en écartant les modèles et les marques à risque en matière de revente, en limitant le taux de CO₂ à 130 grammes (gr.), voire 120 g, en ne retenant que des véhicules diesel ou hybrides diesel et en réduisant le montant et le nombre d’options.

Le choix de cabriolets ou de véhicules tous terrains est normalement prohibé.

Les collaborateurs éclairent leur choix des véhicules en se renseignant auprès des concessionnaires ou sur le site des constructeurs ou des loueurs.

Assumer le choix du diesel encore un certain temps

Sur un plan strictement économique, pour les sociétés privées récupératrices de TVA, les véhicules diesel ont aujourd’hui un prix de revient sensiblement moins élevé que les véhicules essence, même pour des kilométrages réduits.

Les raisons en sont les suivantes :

- prix du litre de gazole moins élevé : écart encore élevé de 26 centimes aujourd’hui avec le sans-plomb 98 ;

- récupération de 80 % de la TVA pour les véhicules particuliers diesel ;

- consommation aux 100 km plus élevée pour les véhicules essence : de l’ordre de 30 % pour les routières ;

- taux de CO₂ généralement plus faible pour les véhicules diesel (lien avec la consommation) avec donc impact sur le montant de la TVS ainsi que des malus ou bonus écologiques ;

- surcoût d’achat des véhicules diesel compensé en général par de meilleures conditions de revente.

Ces raisons risquent d’évoluer dans les prochaines années, mais sans doute pas avant 2016 :

- perte des avantages fiscaux accordés au gazole en matière de TICPE (ex-TIPP) sous la pression de l’Union européenne (nb. la TICPE est encadré par la directive européenne 2003/96 du Conseil du 27 octobre 2003, transposée en droit français par la loi de finances rectificative pour 2007) ;

- hausse du prix de vente des véhicules diesel suite à l’application de la norme européenne « Euro 6 » à tel point que certains constructeurs ne proposent plus de véhicules urbains diesel (cas de la 108, de la C1, de l’Aygo, de la Micra, de la Up, de la Twingo,…) ;

- les constructeurs proposent des petits moteurs trois cylindres essence qui consomment 20 à 25 % de moins et, bien entendu, émettent moins de CO₂. Aujourd’hui, 144 petits véhicules urbains (versions essence) émettent moins de 100 grammes de CO₂ !

Par ailleurs, le filtre à particules utilisé en ville cause des problèmes de fiabilité qui nécessitent des passages à l’atelier car il se bouche progressivement faute de régénération satisfaisante. Ce qui peut aller jusqu’à entraîner la casse du moteur.

Les hybrides : avantage au diesel

L’offre se développe de plus en plus : 207 véhicules (modèles/versions) commercialisés aujourd’hui. Elle est de plus en plus abordable. Toutefois, les remises des constructeurs ne sont pas aussi élevées que sur des modèles classiques.

Ils bénéficient d’une fiscalité avantageuse sous forme de bonus :

- pour les véhicules hybrides émettant plus de 60 gr. et moins de 110 gr. de CO₂/km : 2 000 € avec un plafond à 5 % du coût d’acquisition du véhicule (TTC), coût de la batterie inclus et un minimum à 1 000 € ;

- pour les véhicules hybrides rechargeables émettant moins de 61 gr. de CO2 : 20 % du coût d’acquisition TTC du véhicule, coût de la batterie inclus avec un plafond à 4.000 €.

Ils sont exonérés partiellement de TVS (100 % limité à deux ans).

Les véhicules hybrides diesel présentent un prix de revient complet (TCO) très proche de celui d’un modèle classique moins puissant (cas de la 3008 par exemple) mais avec un coffre souvent réduit.

Le résultat est plus douteux pour les hybrides essence car, sur route, ils consomment de l’essence sans avantage fiscal particulier.

Des utilitaires de service bien pensés

Cela peut paraître évident, mais il est fondamental de bien évaluer les besoins afin notamment de ne pas sur dimensionner les véhicules (taille et motorisation). Par ailleurs, on peut se poser la question de retenir plusieurs marques, au détriment des volumes par marque et par conséquent des conditions offertes par les constructeurs.

L’usage privé. En général, les véhicules de statut et de fonction peuvent être utilisés à titre privé moyennant déclaration d’avantages en nature ou paiement d’une participation (plutôt pour les véhicules de fonction). Leur montant est fonction du paiement par l’entreprise ou non du carburant utilisé à titre privé.

Pour rappel, les avantages en nature se traduisent, pour les entreprises, par une augmentation de leurs charges patronales et pour les collaborateurs, par une augmentation de leurs charges sociales et de leur impôt sur le revenu. C’est le système le plus avantageux pour le collaborateur.

La loi permet de mixer avantage en nature et participation. Elle ne fait pas de distinction entre véhicules particuliers, « société » ou utilitaires. De même, elle valorise de la même manière le remisage à domicile et l’usage privé complet : week-ends, jours fériés, RTT, congés… (lire l’encadré ci contre, « La charte véhicules »).

Achat, LOA, LLD…Le choix du financement

Lorsque l’on compare achat et location de véhicules, il importe de séparer les aspects financement et gestion des services (notamment entretien et réparations mécaniques). Il est possible de rester en achat tout en profitant des avantages d’une gestion externalisée des services, comme en location.

Achat. Donc, si l’on ne considère que l’aspect financement l’achat présente des avantages dans les quelques cas suivants : utilisation de trésorerie disponible (mais mauvaise idée), kilométrage parcouru annuellement faible, véhicules utilitaires avec aménagements onéreux, pas de proposition des loueurs compte tenu de la taille ou de la jeunesse de l’entreprise.

L’achat présente toutefois les inconvénients suivants : immobilisation de trésorerie (si achat comptant) avec un taux de rentabilité faible de l’investissement, à-coups de trésorerie, risques accrus de surprises et de dérives, en particulier lors de la revente des véhicules (risques réduits en cas de faible kilométrage et d’âge élevé), risques avérés de vieillissement du parc avec pour corollaire une augmentation des coûts d’entretien, une sécurité moindre pour les conducteurs, un taux élevé de pollution.

Location avec option d’achat (LOA). La particularité de ce mode de financement c’est qu’en général, l’option d’achat au terme du contrat est très faible et qu’en conséquence l’entreprise rachète le véhicule et tombe dans les travers de l’achat.

La location avec option d’achat présente les avantages spécifiques suivants : rachat possible du véhicule à tout moment, possibilités d’optimisations fiscales (premier loyer majoré, dépôt de garantie, valeur de rachat faible).

Ses inconvénients sont les suivants : coût du financement (au même niveau qu’en Location Longue sans risques sur la revente, risques accrus de surprises et de dérives, en particulier lors de la revente des véhicules, risques de vieillissement du parc.

Ce mode de financement est particulièrement apprécié par les entreprises de taille moyenne et par les professions libérales.

La location longue durée. La principale particularité de ce mode de financement c’est que c’est le loueur qui prend le risque à la revente.

Ses avantages sont les suivants (hors gestion des services : pas d’à-coups de trésorerie, prévisions budgétaires facilitées, pas de risques et de soucis à la revente, conditions d’achat obtenues par le loueur (ce n’est pas vrai pour les flottes moyennes ou importantes qui négocient directement avec les constructeurs : accords tripartites)

Ses principaux inconvénients sont les suivants : contraintes des contrats (durée et kilométrage), risques de surprises et de dérives (frais de remise en état des véhicules restitués, coût des dépassements kilométriques par rapport au contrat, sous-kilométrages non ou mal remboursés, coûts de gestion et de financement.

Pour le secteur Privé, on ne constate pas d’écarts de coûts financiers (loyer financier ou amortissement économique plus frais financiers) significatifs entre de l’achat bien géré (essentiellement revente des véhicules) et de la location longue durée bien négociée. Nous recommandons plutôt la location longue durée avec services.

La location longue durée est fortement représentée dans les grandes entreprises contrairement aux petites (voir infogaphie ci-dessus).

Le choix du mode de gestion des services

Les services comme l’entretien, les réparations mécaniques, la fourniture de véhicules de remplacement, peuvent être effectués soit en interne via des ateliers intégrés, ou externalisés selon deux modalités différentes :

- soit avec une gestion interne ce qui nécessite une autorisation préalable des interventions (maintenance et pneumatiques), le contrôle des factures, l’enregistrement détaillé des coûts par véhicule dans un logiciel adapté et reporting ;

- soit avec une gestion externalisée auprès d’un prestataire ou d’un loueur en mode forfaitaire ou en gestion à coûts réels.

Il est recommandé de sous-traiter dans la plupart des cas la gestion des services auprès d’un loueur ou d’un prestataire pour les véhicules légers pour plusieurs les raisons : territorialité étendue des services ; savoir-faire et conditions obtenues par le prestataire ; gestion simplifiée et allégée ; pas d’avances d’argent par les collaborateurs ; fournitures d’états de gestion et d’alertes ; connaissance des coûts ; réduction du nombre d’interlocuteurs.

- Pour l’entretien, une gestion forfaitaire est la plus adaptée. Pour les pneumatiques des flottes de taille petite et moyenne une gestion forfaitaire convient, même si normalement moins économique qu’une gestion en direct avec des pneumaticiens.

- Pour les véhicules de remplacement, la gestion par le loueur ou le prestataire à coûts réels ou la relation directe avec les loueurs courte durée est conseillée. Ce mode de gestion pose cependant beaucoup de difficultés : autorisations, contrôle des factures et reporting.

- Pour le carburant, l’utilisation de cartes carburant gérées par les loueurs ou le prestataire s’impose sauf à bénéficier d’un logiciel de gestion de parc ou avoir souscrit à la solution de gestion du pétrolier (si un seul pétrolier). Il est possible d’utiliser d’outils adaptés afin d’exercer les contrôles nécessaires : prises de carburant, fiabilisation des kilomètres, calcul des consommations. La mise en œuvre d’un programme d’éco conduite peut s’avérer bénéfique.

Assurance et gestion administrative

Il faut privilégier les montages défiscalisés pour les flottes au-dessus de 150 véhicules, notamment conservation responsabilité civile. Et, oser prendre plus de risques en matière d’auto assurance (montants plus élevés de franchises individuelles, bris de glaces auto-assurés par exemple).

Externaliser la gestion de l’intégralité des sinistres, même auto-assurés, même sous la franchise, auprès du courtier.

L’entreprise aura aussi à gagner en mettant en œuvre une politique de responsabilisation des conducteurs et de prévention.

Afin de maîtriser et d’optimiser la gestion administrative du parc automobile deux possibilités s’offrent aux entreprises : s’organiser en interne ou externaliser la gestion auprès de sociétés spécialisées. Des grands groupes internationaux l’on fait, dans un esprit de consolidation au niveau européen ou plus simplement avec l’objectif de bénéficier des compétences et de l’expertise de ces sociétés.

La gestion interne du parc automobile nécessite la mise en place d’un logiciel dédié, interfacé avec les différents fournisseurs, permettant notamment de contrôler les factures, les prises de carburant et de connaître les coûts complets du parc et leur évolution et enfin de produire des tableaux de bord.

De procédures de contrôles avec un calendrier précis doivent être mises en place afin de ne pas être dépassé par les tâches quotidiennes et notamment les relations utilisateurs.

Les responsabilités du gestionnaire de parc automobile sont donc importantes :

- contribution à l’élaboration puis l’évolution de la politique flotte ;

La charte véhicule

Les points listés ci-dessous, non exhaustifs, doivent figurer dans un document formalisé et approuvé par le collaborateur, indépendamment des règles d’utilisation précises (que faire en cas de ?).

• Options complémentaires à la charge du collaborateur
• Possibilités de sur classement (non recommandé)
• Changement de véhicule en cas de promotion
• Traitement des contraventions
• Suspension du permis de conduire
• Conducteurs autorisés
• Carburant et péage à titre privé
• Cas de reprise du véhicule
• Responsabilisation en cas d’accident responsable ou de frais de remise en état élevés

- relations avec les fournisseurs : connaissance nouveaux produits, mise en concurrence, commandes, livraisons et retours, contrôle des factures, des modifications et des fins de contrat, suivi des litiges ;

- relations avec les autres services, dont la Comptabilité et les Ressources Humaines ;

- suivi et contrôle de l’utilisation des véhicules et du kilométrage parcouru, des prises de carburant, des consommations, des sinistres,… ;

- élaboration tableaux de bord et synthèses ;

- assistance aux conducteurs.

Cela suppose des qualités parfois contradictoires, le gestionnaire étant tiraillé entre la gestion quotidienne et le temps qu’il devrait consacrer aux contrôles et au reporting et qu’il délaisse le plus souvent.

Une solution consiste, lorsque la taille du parc est conséquente, à séparer les tâches de gestion quotidienne des tâches de gestion, au sens contrôle de gestion telles que sont organisées les sociétés spécialisées dans l’externalisation.

In fine, pour une gestion optimisée, il faut travailler en permanence sur la politique flotte et le choix des véhicules. Négocier des contrats de location adaptés aux besoins et à l’utilisation. Les points clés sont, sans surprises, les frais de remise en état avec utilisation de coefficients de vétusté, de tolérances ou de franchises et l’utilisation de grilles de flexibilité pour les modifications et les fins de contrat y-compris les restitutions anticipées. Au-delà d’une certaine taille, il est conseillé de privilégier la mise en concurrence permanente de 2 ou 3 loueurs. Un travail qui passe par la mise en place des procédures et des outils de gestion ainsi qu’un calendrier des tâches à effectuer afin de laisser du temps aux contrôles et au reporting, ou externaliser.