[DOSSIER] Argus Factory 2019 : l'assurance se transforme 11/12

Le flex-office, bureau du futur ?

Le flex-office, bureau du futur ?
© Luc Perenom

L’espace de travail « sans bureau fixe » est la nouvelle tendance en matière d’aménagement dans l’assurance. Reportage dans les locaux de Mutex, où les 627 salariés s’installent désormais chaque matin à la place qu’ils veulent.

C’était il y a sept mois, le 19 novembre, l’ensemble des collaborateurs de Mutex emménageait dans de nouveaux locaux à Châtillon (Hauts-de-Seine). Mais après une visite de ce nouvel immeuble à la fin du printemps, on pourrait croire que le déménagement date d’hier – voire qu’il n’est pas totalement terminé. Sur les postes de travail, aucun téléphone fixe, aucun dossier ne traîne. Aucune décoration ou photo de famille permettant d’identifier la place attitrée d’un salarié. La raison ? Mutex a décidé de se lancer dans le flex-office. Autrement dit, de miser sur des espaces ouverts sans bureau attitré, à l’instar de nombreux acteurs du monde de l’assurance tels Natixis Assurances, La Parisienne ou Axa. « Aujourd’hui, nous avons quatre générations dans nos entreprises. Ces différentes populations n’ont pas les mêmes relations au travail, ni les mêmes attentes et les mêmes leviers d’engagement », observe Sibylle Quéré-Becker, directrice des relations sociales d’Axa France. « Il est devenu indispensable d’adapter nos environnements de travail à ces profils qui cohabi­tent », ajoute-t-elle. Comment ? En proposant, entre autres, des espaces de travail collaboratifs, où chaque salarié peut s’installer chaque matin à une place différente. Baptisée Agile Working chez l’assureur, cette démarche concerne aujourd’hui 30 % des collaborateurs d’Axa France.

Un salarié sur sept concerné en France

  • L’immobilier est le deuxième poste de dépenses des entreprises, après les salaires. Le recours au flex-office est une opportunité pour réduire les coûts et rationaliser l’espace.
  • Selon le baromètre 2019 d’Actineo concernant l’évolution des modes de vie au travail, le flex-office gagne du terrain et touche désormais 14 % des actifs en France (contre 6 % en 2017).
  • D’après cette même étude, 22 % des actifs en flex-office se déclarent insatisfaits de leur qualité de vie au travail, contre 13 % en moyenne des Français travaillant au bureau.

Pas d’espace personnel

Chez Mutex, tout le personnel – y compris l’équipe de direction – évolue désormais en flex-office. Dans les six étages du bâtiment où sont réunis les 627 salariés, pas un poste de travail n’est attribué. « On a tout de même souhaité mettre en place des quartiers, afin que les personnes ne perdent pas totalement leurs repères », précise Olivier Gramail, le DRH de cette filiale du groupe Vyv. Chaque étage (du premier au cinquième) est découpé en deux quartiers aménagés de façon identique, dans lesquels sont réparties les équipes en fonction de leur métier ou de leur activité. « Ce sont des espaces de référence pour que les collègues d’un même service puissent se retrouver. Après, si les salariés ont besoin de s’isoler à un autre endroit pour travailler à des tâches nécessitant davantage de concentration, ils en ont aussi la possibilité », indique Olivier Gramail. Le sixième étage abrite un plateau de travail, appelé La Quiet Zone (la zone tranquille), où les coups de fils sont proscrits. Il y a aussi le Work Café, un espace utilisé à la fois pour les pauses des collaborateurs et… les réunions managériales. « Avec ce nouvel environnement, l’un de nos objectifs est de “désiloter” davantage le fonctionnement de l’entreprise et de créer plus de transversalité », explique le DRH.

Amandine Brugière, responsable du département études capitalisation et prospect ive de l’Anact :
« Il ne faut pas sous-estimer le besoin de routine dans le travail »

  • Pourquoi le flex-office est-il la nouvelle tendance des espaces de travail ?
    Ce phénomène des espaces ouverts non affectés est lié à la révolution numérique. Celle-ci s’est traduite par la dématérialisation progressive des contenus du travail, rendant chaque activité plus mobile. De fait, cette réorganisation des bureaux résulte d’une mobilité nouvelle du travail et de l’ubiquité des outils numériques qui nous permettent de travailler n’importe quand et n’importe où. Mais il ne faut pas se mentir : les décisions qui sont à l’origine de ses projets proviennent aussi d’une volonté de réduction des coûts immobiliers.
  • Quel peut être l’impact du flex-office sur la productivité ?
    La réponse est double : plus d’efficacité, car plus d’autonomie et de liberté, ou moins de productivité, car plus d’exigence d’adaptation. Tout est question d’usage. En tout cas, il y a un besoin de rituel et de routine dans le travail qu’il ne faut pas sous-estimer. Si l’environnement est modifié, si le collaborateur doit constamment se réadapter à un nouveau poste, à un nouvel espace, à de nouveaux voisins, il peut mettre plus de temps à se concentrer. Cela peut être générateur de stress et de fatigue cognitive.
  • Le bureau nomade ne favorise-t-il pas aussi l’isolement ?
    Ça peut être un des risques. Développer le télétravail en même temps que la dépersonnalisation des espaces collectifs de travail conduit les équipes à se voir moins souvent. D’où l’importance de revoir l’organisation du travail (temps de réunion, séminaire) et les outils de travail collaboratif pour reconsolider le collectif. Sans quoi, la dimension identitaire et d’appartenance que les individus pouvaient avoir avec leur entreprise peut se réduire.
  • Finalement, pour vous, le flex-office intégral est-il une utopie ?
    Les exemples observés de véritable flex-office intégral sont les espaces de coworking dans les lieux à forte mobilité (gare, aéroport…), où les travailleurs ne se connaissent pas et où la place n’importe pas. Dans les “tiers-lieux” accueillant des publics réguliers, on observe plutôt la composition de petites communautés de travail de “familiers”, qui déploient des habitudes, recréent des cercles affinitaires, et qui ont des espaces préférentiels (le coin de la pièce, la proximité de la fenêtre…). Une fois encore, tout est question d’usage, et le propre de l’usage, c’est la réappropriation.

 

Le tout digital

Autre innovation : afin que les salariés puissent échanger sans déranger leurs voisins de bureau, des espaces de travail – dits alternatifs – ont aussi été créés : des box et des salles de réunion fermées, à l’entrée desquelles figurent des room pad, des écrans tactiles, pour gérer les réservations et diffuser des messages de communication interne. Car revoir son organisation en flex-office implique forcément d’avoir recours davantage au digital. Chez Mutex, tous les salariés sont équipés d’un ordinateur portable, d’un casque audio et d’outils de collaboration tels Skype Entreprise pour passer et recevoir leurs coups de fils sur leur terminal mobile, mais aussi utiliser la messagerie instantanée et la visioconférence. Ils bénéficient, en outre, du wi-fi dans tout le bâtiment, afin de pouvoir se connecter n’importe où.

Bien que certains ajustements restent encore à effectuer, la direction de Mutex ne tarit pas d’éloges sur ces nouveaux aménagements d’espace et de mode de travail. « L’action combinée du flex office et du télétravail a contribué à faire baisser l’absentéisme de court terme », constate Olivier Gramail. Le DRH ne cache pas non plus que cette refonte organisationnelle répond à une logique économique. Dans les nouveaux locaux de Mutex, seuls huit postes de travail pour dix salariés ont été conservés. Ces premiers mois sans aucun bureau fixe chez Mutex pourraient en tout cas donner des idées chez Vyv. Selon nos informations, d’autres entreprises du groupe réfléchiraient, à leur tour, à adopter des modalités partielles d’organisation du travail en flex-office.

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