Éditique : Vauban-Humanis réduit ses coûts d'impression et de routage

Éditique : Vauban-Humanis réduit ses coûts d'impression et de routage
Vincent Dussaucy, DSI Vauban-Humanis au sein du groupe Humanis © DR

À la fin de l'année 2009, le groupe de protection sociale a mis en place un outil baptisé S'Print. Ce service de pilotage de l'éditique lui a permis d'économiser 700 000 € en 2010 et 1,4 M€ en 2011.

En 2009, l'éditique représentait 5% du budget de fonctionnement chez Vauban-Humanis, soit 7,6 M€ (affranchissements compris) pour 24 millions de pages imprimées. La marque du groupe Humanis a réduit le budget de 700 000 € en 2010 et de 1,4 M€ en 2011, sans toucher aux volumes imprimés et envoyés.

La recette ? La mise en place de S'Print, un nouveau service, hébergé au sein de la DSI, dont la mission est d'optimiser la réalisation des commandes. S'Print est un point de commandes unique, qui propose un service clés en main de l'impression jusqu'au routage. Avant, chaque direction passait directement ses commandes auprès de ses propres imprimeurs et routeurs. « Nous avions en comptabilité 171 fournisseurs pour le périmètre éditique, explique Vincent Dussaucy, DSI Vauban-Humanis au sein du groupe Humanis. Nous avons réduit ce nombre à une vingtaine. » En effet, S'Print travaille en priorité avec les moyens généraux, mais aussi avec le GIE Ediprint qu'il a en commun avec d'autres partenaires. « Nous avons mis en place des conventions de services avec chaque fournisseur, pour qu'il s'engage par exemple à répondre à une demande de devis dans les quarante-huit heures », précise Vincent Dussaucy.

Les directions passent leurs commandes sur le même Intranet que pour les ordinateurs et les imprimantes, et suivent l'état d'avancement grâce à un workflow. « S'Print délivre un premier niveau de conseil au client, en lui expliquant, par exemple, que, en baissant à la marge certaines exigences, il est possible de négocier les prix. Mais il ne rediscute jamais les formats ou le nombre de documents. Baisser le volume de travaux imprimés et envoyés ne relève pas du périmètre du service », précise Vincent Dussaucy.

Bien organiser en amont

S'Print a principalement un rôle d'animation. Le service fait travailler de concert l'informatique, les moyens généraux, le service financier, le contrôle de gestion, la communication, le marketing, les achats, le service juridique. La direction des achats a géré la révision des contrats, pendant que les moyens généraux ont optimisé leur organisation, et que la DSI a négocié avec Ediprint pour des prix plus en ligne avec le marché. La négociation s'avère efficace, puisque le coût unitaire à la page a baissé de 20%, notamment grâce à l'achat de matériels plus adaptés pour la mise sous plis par exemple.

« Nous avons aussi réalisé de gros gains sur les affranchissements. Les envois sont mieux regroupés , ajoute Vincent Dussaucy. Les économies sont importantes sur les courriers pour l'étranger qui étaient souvent postés à l'unité. » Enfin tous les trimestres, pour améliorer la qualité du service et l'organisation, S'Print anime un comité clients ainsi qu'un comité fournisseurs internes et externes.

2 QUESTIONS À Vincent Dussaucy, DSI Vauban-Humanis au sein du groupe Humanis

« Surtout un investissement en temps »

Pourquoi avoir rattaché S'Print à la DSI ?

Perdre la maîtrise de la commande de leurs travaux d'impression pouvait paraître effrayant pour les utilisateurs. Le fait que S'Print dépende de la DSI était un élément rassurant. En effet, elle gérait déjà toute l'informatique de proximité, telle que la bureautique, les postes de travail... De plus, depuis plusieurs années, la DSI a l'expérience des conventions de service. Nous fournissons des indicateurs mensuels sur le respect des engagements pris... Un climat de confiance était donc déjà établi.

Quel a été son coût de mise en oeuvre ?

S'Print, c'est quatre équivalents temps-plein. Il a fallu mettre en place un workflow qui a nécessité environ 300 jours homme, pour le suivi des commandes. Mais c'est avant tout beaucoup de temps consacré par les différents services, pour réfléchir à une nouvelle organisation, mettre en place de nouveaux process, renégocier les contrats...

 

Abonnés

Base des organismes d'assurance

Retrouvez les informations complètes, les risques couverts et les dirigeants de plus de 850 organismes d'assurance

Je consulte la base

Le Magazine

ÉDITION DU 26 novembre 2021

ÉDITION DU 26 novembre 2021 Je consulte

Emploi

Natixis Assurances

CONTRÔLEUR DE GESTION EPARGNE (H/F)

Postuler

ASCOMA

Chargé de Compte Dommage/ Chargé de Clientèle International H/F

Postuler

+ de 10 000 postes
vous attendent

Accéder aux offres d'emploi

APPELS D'OFFRES

Achat de carnets de chèques numériques pour la transition numérique des entreprises.

Collectivité Territoriale de Guyane

28 novembre

973 - CAYENNE

Le contrat a pour objet de contractualiser une complémentaire santé pour les agents...

Institut Martiniquais de Formation Professionnelle Pour Adultes Imfpa

28 novembre

972 - FORT DE FRANCE

Proposé par   Marchés Online

Commentaires

Éditique : Vauban-Humanis réduit ses coûts d'impression et de routage

Merci de confirmer que vous n’êtes pas un robot

Votre e-mail ne sera pas publié