Internet – Résiliation - Dématérialisation : Les atouts pratiques du recommandé électronique

Juridiquement reconnu depuis 2 ans, le recommandé électronique rentre peu à peu dans les habitudes.


Relance des impayés, résiliation de contrat pour les clients lorsqu'ils souscrivent une nouvelle assurance... les occasions d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception sont nombreuses dans le secteur. Or, selon l'article 1369-8 du code civil et le décret d'application du 2 février 2011, le recommandé électronique a la même valeur juridique que le recommandé papier. Comment fonctionne t-il ? Il est tout d'abord transmis au prestataire (dont La Poste) chargé de l'acheminement via son site Internet. Ensuite, deux possibilités : soit le prestataire l'envoie à son tour par voie numérique au correspondant, avec tous les mécanismes permettant de prouver l'envoi et la réception, soit il imprime le courrier et fait parvenir une version papier au destinataire, avec remise en mains propres. À la place du paraphe de l'expéditeur figure un code barre qui indique que le courrier a été signé électroniquement. « Au début, certains assureurs refusaient nos courriers de résiliation sous prétexte qu'ils ne comportaient pas de signature manuscrite mais, aujourd'hui, nous n'avons plus aucun retour de ce type. La lettre recommandée électronique est rentrée dans les habitudes », se félicite Frédéric Bacmann, gérant du courtier santé AFI Assurances.

Frédéric Bacmann, gérant d'AFI Assurances, courtier en santé « Faire des gains de productivité »

« En février 2011, j'ai appris que la lettre recommandée électronique était juridiquement reconnue et valable. Or, lorsqu'un client change d'assureur pour nous rejoindre, c'est nous qui envoyons le recommandé à son ancien assureur pour mettre fin à son contrat. Cela fait partie du service que nous lui offrons. J'ai vu dans la lettre recommandée électronique l'opportunité de faire des gains de productivité car, nous en envoyons environ 4 000 par an. Nous avons couplé la signature électronique avec la lettre recommandée électronique. Nous avons ainsi un seul processus : nous envoyons au client par mail sa demande d'adhésion et le courrier de résiliation. Il reçoit un SMS avec un code et lorsqu'il compose ce code, il signe les deux documents à la fois. En parallèle, cela fait partir automatiquement un recommandé à la date souhaitée par le client. En termes de coût, l'affranchissement est le même qu'un envoi papier, mais comme nous ne les gérons plus, cela nous revient forcément moins cher. »

Des tarifs fonction des prestataires

La lettre recommandée électronique évite de devoir imprimer soi-même les courriers, de perdre du temps au guichet pour l'envoi, de tenir compte des horaires d'ouverture de ce guichet... Par ailleurs, grâce à la preuve de dépôt électronique, il est possible d'attester le contenu de son courrier. Toutes les informations peuvent être consultées par l'expéditeur pendant une durée minimale d'un an. Les tarifs diffèrent en fonction des prestataires et du service fourni. Par exemple, les services de La Poste facture un courrier d'une page envoyé en numérique avec accusé de réception 4,46 €, soit le même prix que si vous le postiez physiquement. Imprimé en noir et blanc il en coûte 6,33 €. Il existe également, chez certains tiers chargés de l'acheminement, des possibilités d'abonnement.

Si la lettre recommandée électronique permet de gagner du temps, il y a cependant toujours un travail de pointage à effectuer pour s'assurer que les recommandés sont bien partis... et arrivés.

RÈGLES JURIDIQUES

Pour être juridiquement valable, l'envoi d'une lettre recommandée électronique doit remplir les conditions suivantes :

  • le tiers chargé de l'acheminement doit garantir l'identité du destinataire et de l'expéditeur ;
  • si le destinataire est un particulier, son accord préalable doit être obtenu ;
  • les dates d'expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables ;
  • un avis de réception doit être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.

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