La GED, un outil d'amélioration de la productivité

La GED, un outil d'amélioration de la productivité
DR Aurélie Senoussi, gestionnaire au service sinistres

Grâce à la gestion électronique de documents (GED), le courtier Assurance et Conseils évite à ses gestionnaires de perdre leur temps dans des tâches de manutention.

« Nous sommes 140 salariés sur sept étages, ce qui ne facilite pas la communication. Nous nous sommes rendu compte que les collaborateurs passaient 50% de leur temps à la manutention des dossiers papier. Le service entreprises, par exemple, n'a pas moins de 25 mètres d'armoires ! », explique Laurent Perret, responsable informatique du courtier Assurances et Conseils.

En 2009, il est donc décidé de lancer un projet de gestion électronique de documents (GED), permettant de consulter tous les dossiers depuis un ordinateur et de ne plus avoir à classer les documents papier.

Confier l'indexation à ceux qui connaissent le métier

Après avoir recensé les différents types de documents utilisés (plus de 200) au sein de chaque service, Assurances et Conseils a décidé de dématérialiser tout le courrier, mais aussi les dossiers papiers. Car « la numérisation de l'existant conditionne souvent la réussite d'un projet de GED », estime Laurent Perret.

Ainsi, 50 000 documents ont été numérisés en trois jours par un prestataire. En revanche, le courtier a préféré numériser les flux entrants en interne, au sein du service courrier. « Passer par un prestataire externe aurait ralenti le traitement des dossiers. En général les documents ne sont disponibles qu'à J + 1. Dans notre activité c'est trop long, notamment pour l'ouverture des sinistres », explique Laurent Perret. En outre, mieux vaut que les gens qui indexent les documents numérisés connaissent bien le métier et les portefeuilles de clients. En effet, c'est à partir de cette indexation que le système d'information répartit le courrier entre les gestionnaires. « Si chacun d'eux avait dû numériser son courrier, il aurait fallu acheter 110 ou 120 scanners, et, finalement, le gain de temps aurait été moindre. Dans une petite structure, c'est cependant une solution envisageable », note Laurent Perret.

La moitié du budget pour numériser l'existant

Sur un budget global de plusieurs dizaines de milliers d'euros, le scanner qui numérise tout le courrier a coûté environ 10 000€. Il a fallu, pour une meilleure ergonomie, acheter un deuxième écran pour chaque gestionnaire. « Nous avons fait quelques développements pour intégrer la GED dans les outils métiers, mais le plus gros budget, c'est la numérisation de tous les dossiers existants. Cela représente près de la moitié de l'enveloppe globale », précise Laurent Perret.

Après quelques jours pour s'habituer et dépasser les appréhensions, la GED fait aujourd'hui partie du paysage chez Assurances et Conseils. « Quand on nous appelle pour nous poser une question, nous n'avons plus besoin d'aller chercher le dossier papier, même si nous pouvons toujours aller consulter un sinistre si besoin. La circulation de l'information est bien meilleure », conclut Béatrice Etter, au service production entreprises.

TÉMOIGNAGE : Aurélie Senoussi, gestionnaire au service sinistres

« J'ai gagné une heure par jour »

« On s'habitue très vite à la GED. Au service sinistres, nous consultons entre 30 et 40 dossiers par jour. Ne plus avoir à les sortir et à les ranger dans les armoires me fait gagner une heure par jour. Pour vérifier les garanties d'un contrat, je n'ai plus besoin d'aller au service production, je les consulte depuis mon écran, en tapant leur numéro. C'est un vrai confort ! Par ailleurs, les documents que je crée sont rangés automatiquement dans le bon dossier. En consultant leur liste, je retrouve beaucoup plus vite ce que je cherche. Avant, chaque matin, je devais trier mon courrier afin de définir ce qui était prioritaire. Aujourd'hui, en ouvrant ma bannette électronique, je sais immédiatement la nature de chaque courrier, j'ai le détail des documents qu'il contient et leur nombre de pages. Il me suffit de cliquer sur celui qui m'intéresse pour qu'il s'affiche. J'ai deux écrans sur mon bureau : sur le premier, j'ai le document numérisé au format A4 et, sur le second, je travaille avec mon application métier. C'est très pratique, même s'il faut quelques jours pour s'habituer. La GED, pour moi, c'est moins de stress. Je ne pourrais plus retourner au système papier ! »

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