Comment bien ficher les flottes automobiles

Comment bien ficher les flottes automobiles
Dariusz T. Oczkowicz/4th Life Photography - stock.adobe

Le fichier des véhicules assurés doit voir le jour au 1er janvier 2019. Il oblige les assureurs et les intermédiaires à anticiper et agir en portant une attention toute particulière aux flottes automobiles.

La date d’entrée en vigueur de la nouvelle mesure du plan d’action pour la sécurité routière, le Fichier des véhicules assurés (FVA) approche à grands pas. Prévu pour le 1er janvier 2019, le FVA recensera l’ensemble des véhicules assurés [lire encadré]. « Le challenge pour les assureurs est de constituer ce fichier avec des exigences relativement fortes de la part des pouvoirs publics, puisque ces derniers demandent qu’il soit mis à jour au plus tard dans les 72 heures. » explique Stéphane Penet, le directeur des assurances de dommages et de responsabilité de la Fédération française de l’assurance (FFA).

Plus de responsabilité

Là où, aujourd’hui, certains assureurs ne sont informés des mouvements dans les flottes que tous les 6 mois, voire tous les ans, il va falloir désormais qu’ils le soient pratiquement en temps réel. « Cela implique d’alimenter le FVA dans tous leurs process de souscription de contrat et de résiliation », précise Stéphane Penet. Très vite, le problème des flottes automobiles se pose. Ces dernières font, en effet, l’objet la plupart du temps d’une gestion déléguée, auprès de courtiers, voire même pour certaines auprès des gestionnaires de flottes eux-mêmes, qui gèrent l’octroi de cartes vertes. Or ce sont les délégants (les assureurs) qui sont responsables en cas de manquement à l’obligation légale du FVA. « À partir du moment où un courtier délégataire ou un gestionnaire de flotte alimente ce fichier, il doit le faire avec le mandat d’une compagnie d’assurance, car ce sont elles qui sont en effet responsables » confirme-t-il.

Cette responsabilité oblige les assureurs à être particulièrement vigilants sur l’alimentation du FVA, car les flottes sont soumises à de nombreuses entrées et sorties de véhicules. Deux possibilités s’offrent à ceux qui doivent le remplir. Il y a d’abord l’option d’un système EDI (échange de données informatisées) mis en place par l’assureur mandant qui permettra la réception intégrale des informations pour la transmission au FVA. Ou, si l’assureur n’a pas les moyens de mettre en place un tel système, il peut s’appuyer sur extranet mis à disposition par l’Agira [lire Bon à savoir].

Certains n’ont pas attendu le 1er janvier 2019 et ont décidé d’anticiper le FVA. C’est le cas notamment des courtiers comme Aon France et Verspieren, qui ont mis à disposition de leurs clients possesseurs de flottes différents moyens pour déclarer leurs véhicules à travers divers canaux : un extranet (Gestia pour Verspieren et Extrapack pour Aon), l’échange de mails, les appels… Les clients peuvent d’ores et déjà déclarer quotidiennement les sorties et les entrées de leur parc. Aon a d’ailleurs créé une solution Web afin de simplifier la gestion des flottes automobiles. La solution permet de déclarer ou de retirer les véhicules à l’unité ou en masse grâce à l’importation d’un fichier Excel, de consulter l’historique de leurs entrées et sorties de véhicules. La solution est reliée directement au système d’immatriculation des véhicules. Les gestionnaires de flottes peuvent ainsi éditer immédiatement leur certificat d’assurance provisoire en attendant la réception de leur carte verte.

Qu’est ce que Le fichier des véhicules assurés ?

Inscrite dans la loi de 2016 sur la Justice du XXIe siècle, le FVA, qui entre en vigueur le 1er janvier 2019, vise à lutter contre la non-assurance des véhicules. Selon le décret paru au Journal officiel le 24 juillet dernier, l’Agira (Association pour la gestion des informations sur le risque en assurance) est chargée de constituer le fichier grâce aux données fournies par les assureurs auto et les courtiers opérant en délégation d’assurance. Ce fichier recense le numéro d’immatriculation du véhicule, la dénomination et l’adresse de l’assureur, le numéro du contrat d’assurance et sa période de validité. Le FVA sera également accessible par les forces de l’ordre afin de sanctionner les conducteurs non-assurés.

Tous concernés

Les intermédiaires, comme les agents généraux et les courtiers de proximité, sont également mis à contribution pour le FVA. « Nous devons faire un travail important de vérification, notamment avec les contrats qui permettaient au client de ne pas forcément déclarer immédiatement les voitures qu’il rentrait dans le parc », explique Philippe Lequeux Sauvage, agent général Aviva, à Paris. « Concernant le FVA, c’est la compa­gnie qui nous envoie des fichiers Excel tous les mois pour que nous les mettions à jour, c’est un gros travail de vérification », confirme Romuald Perny, agent général Generali à Flers (61). « Les erreurs portent surtout sur des anomalies, un espace en trop… »

Mais bien qu’ils s’accordent tous pour dire que c’est un important chantier, la mesure est plutôt accueillie positivement. « C’est un travail supplémentaire, mais qui n’est pas phénoménal. Je vois ça comme un garde-fou, car si nous faisons coïncider le FVA avec l’état de nos parcs auto, il peut y avoir moins d’erreurs », argumente Bernard Albenois, président du cabinet Auxilia Courtage. Des propos dont se fait l’écho Romuald Perny : « Je considère ce fichier comme une bonne chose. Car demain, il suffira de rentrer le numéro Siret de l’entreprise pour avoir toutes les immatriculations. Ce sera un gain de temps colossal. Cela vaut qu’on se penche sur le problème mainte­nant. »

Bon à savoir

Les intermédiaires d’assurance gestionnaires directs de flottes auto peuvent se renseigner en s’appuyant sur...

  • Une adresse mail pour les questions d’ordre technique, métier ou juridique sur le Fichier des Véhicules assurés : fva@agira.asso.fr
  • Le site extranet de l’Agira : http://www.projet-fva.agira.asso.fr (l’inscription sur l’extranet doit au préalable être validée auprès du FVA, par mail : fva@agira.asso.fr).

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