[DOSSIER] Les courtiers des cent premières entreprises françaises 4/15

Étude de cas : comment déployer au plus vite un audit des risques dans un réseau d'agences

Étude de cas : comment déployer au plus vite un audit des risques dans un réseau d'agences
Comme Saint-Gobain, sa maison mère, Point.P tentait en vain de systématiser les audits de risques par des moyens exclusivement internes. C’est pourtant un appui méthodologique externe qui a permis de rattraper le retard.

Le groupe Point.P et ses 2 500 agences réparties dans l'Hexagone ont dû réagir rapidement à la menace économique liée à l'absence de cartographie des risques. La solution est venue de l'externalisation des audits et de leur management.

Objectifs : procéder le plus rapidement possible à l'audit des agences Point.P

Sur le site Internet institutionnel de Point.P (www.groupe-pointp.fr), son président du directoire, Patrice Richard, rappelle que « le groupe, résolument inscrit dans son temps, relève aujourd'hui les défis du monde moderne et participe à construire un avenir responsable ». Cette ambition s'accompagne indiscutablement d'une connaissance et d'une maîtrise parfaite des composantes de l'entreprise et des risques encourus. La démarche initiée par la direction du patrimoine visant à mener un audit complet des 2 500 agences y participe. Néanmoins, une autre raison a précipité le mouvement : la menace économique liée à l'absence de cartographie précise des risques encourus (surprime d'assurance, maintenance des bâtiments, performance énergétique, risques naturels et technologiques...).

Véritable électrochoc, cette menace, pourtant vieille de deux ans, ne révèle pas aux dirigeants l'existence du risk management, mais leur rappelle l'urgence d'agir au-delà des démarches entreprises quelques années auparavant. « Depuis dix ans, la direction risques et assurances de la compagnie Saint-Gobain, à laquelle appartient Point.P, tentait de systématiser les audits, avec l'ambition de les mener totalement en interne », rappelle Michel Daniel, directeur du patrimoine et de l'immobilier, de l'environnement et de la prévention des risques du groupe Point.P.

Il faut dire que l'externalisation n'était pas inscrite dans la culture de la direction immobilière et qualité-sécurité-environnement (QSE). Pourtant, le constat est là : il existe d'indéniables axes de progrès dans la méthode (renseignement de l'audit par les services internes et les business units, plus audit par des auditeurs internes) et des difficultés à délivrer (60 audits réalisés en trois ans), faisant de l'audit interne une charge plus qu'un service. D'autant plus que l'organisation même du groupe Point.P - 20 directions générales, dont 12 directions régionales - et la règle de répartition des primes d'assurance - fondée sur une simple division du montant total par le nombre d'agences - ne pouvaient pas motiver les responsables de site.

Les plus de Red-on-line se trouvent dans la gestion des ingénieurs et des auditeurs.

Michel Daniel, directeur du patrimoine et de l’immobilier, de l’environnement et de la prévention des risques du groupe Point.P

 

Moyens : externalisation et professionnalisation de l'audit

Face au manque de précision des audits menés en interne, la décision a été prise d'externaliser. Un choix porté par Michel Daniel, à la direction du patrimoine depuis deux ans et récemment nommé directeur de l'immobilier. « Dès mon arrivée, j'ai commencé par cartographier les risques, explique-t-il. Ainsi, lorsque l'idée de l'externalisation fut entérinée, j'avais déjà construit un pilote permettant de regrouper plusieurs problématiques. » Un souci d'exhaustivité qui devait néanmoins s'accompagner de la construction d'une arborescence précise, évitant tout enchevêtrement susceptible de nuire à la performance du système. Ainsi, ont été regroupés dans une même cartographie, entre autres, les environnements au sens large ; l'énergie ; les travaux de maintenance des bâtiments, les risques incendie...

Le pilote arrêté, le groupe Point.P pouvait songer à lancer une compétition auprès de prestataires externes. « Dans le courant du premier semestre 2012, nous avons confié le cahier des charges à trois partenaires potentiels : Dekra, Red-on-line et Veritas. » En parallèle, les équipes de chacun d'eux ont été formées par les soins de la direction risques et assurances de la compagnie Saint-Gobain afin qu'elles puissent mener une dizaine d'audits dont les conclusions constitueraient un élément majeur à l'heure du choix, en juin 2012.

C'est finalement Red-on-line, initialement présenté comme le challenger parmi les trois acteurs en compétition, qui remporte le marché. « Afin de satisfaire l'ambition de systématisation de ces audits de patrimoine et pour commencer dès septembre, nous avons travaillé avec le groupe Point.P sur la grille d'audit, développé un outil de cartographie et conçu une solution informatique pour agréger l'ensemble des données remontant des audits, détaille Laurent Pitoun, directeur de Red-on-line. Enfin, pour les audits eux-mêmes, nous avons proposé une collaboration avec Assystem. »

En tant que spécialiste de la veille réglementaire sur les thèmes de l'environnement et de la santé au travail, Red-on-line apporte une vision différente de l'audit des risques. Ainsi, ont été mis en place un document unique d'évaluation des risques et une évaluation des mises à niveau des bâtiments, mais également créée une plate-forme permettant de suivre la conformité (entre autres grâce à un système d'alerte juridique) et d'agréger les données.

« Les plus de la solution proposée par Red-on-line sont essentiellement à chercher dans la partie organique, dans la gestion des ingénieurs et des auditeurs, souligne Michel Daniel. En effet, en soi, l'outil n'est pas révolutionnaire. Il restitue l'information de façon synthétique et ergonomique. En revanche, le trait de génie réside dans l'approche de la cartographie des risques sur l'armature Iso 26000. Enfin, le secret de la rapidité d'exécution est sans conteste à aller chercher du côté de l'interconnexion et de l'interdépendance de cette organisation. »

Notre objectif est de promouvoir la démarche auprès d’autres enseignes à réseau.

Nicolas Sterckx, directeur général de Red-on-line

 

Résultat : la menace de surprime écartée

Fort de cette solution, Point.P a déjà conduit 200 audits entre septembre et décembre 2012 et peut indéniablement s'engager à réaliser 25% des audits par an et achever ainsi en quatre ans une cartographie à jour des risques de ses agences. D'ores et déjà, 600 audits sont programmés pour 2013. Un planning et une solution qui ont non seulement satisfait au niveau de la direction risques et assurances de la compagnie Saint-Gobain, mais, surtout, qui ont convaincu les assureurs de la pertinence de la démarche et de la consolidation des primes d'assurance.

Par ailleurs, Michel Daniel se félicite de l'engouement des directions générales et des agences elles-mêmes, qui se portent volontaires. Il faut dire que chacun y trouve son compte. Les agences parce qu'un tel outil permet une plus juste répartition du montant des primes d'assurance prenant en compte le degré de prévention mis en oeuvre. Et le groupe Point.P parce qu'il se dote d'un instrument de pilotage de ses risques. « Aujourd'hui, nous sommes déjà sur un deuxième développement, annonce Michel Daniel. Il consiste à transposer en fiche projet tout ce qu'on trouve dans le diagnostic. En croisant ces données avec un outil de risk grading [classement des risques, NDLR] que nous avions déjà, nous allons pouvoir passer à une étape de chiffrage. » Pour la France, le plan d'action est à cinq ans, en relation directe avec le contrôle de gestion, et il est déjà question d'un déploiement à l'international.

Du côté de Red-on-line et d'Assystem, l'objectif 2013 est de « promouvoir la démarche auprès d'autres enseignes à réseau afin de dupliquer l'approche, sachant que le copier-coller n'est pas possible, chaque entreprise ayant ses propres questionnements et des cartographies des risques sur mesure », conclut Nicolas Sterckx, directeur général de Red-on-line.

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