« Je gère des flux de courriers dématérialisés »

Wena de Vanssay, employée au service de maîtrise des flux d'April, a vu son métier changer avec la numérisation du courrier, qui sonne le glas de la manipulation du papier.

Exit, l'image du service courrier poussiéreux, dont les bureaux disparaissent sous la masse de papiers qui s'amassent tous les matins. Le service maîtrise des flux d'April, une plate-forme nette et spacieuse, a fait table rase de la paperasse en optant pour la numérisation et l'automatisation de la gestion du courrier. Dirigée par Sylvie Gonin, l'équipe rassemble une vingtaine de gestionnaires, dont Wena de Vanssay.

Comme ses collègues, la jeune femme est opérationnelle dès 7 h du matin, car l'ensemble du courrier doit être réparti entre les services avant 11 h, afin d'être traité le jour même par les chargés de gestion. Engagement de réponse sous 24 heures oblige ! Pas de temps à perdre, donc, pour Wena et l'équipe, qui travaillent en flux tendu. Chaque jour, environ 3 500 courriers, télécopies et courriels les attendent. Trois scanners ne sont pas de trop. Les machines installées par April, d'une capacité de 110 pages recto verso par minute, sont de véritables outils industriels. Mais avant de numériser le courrier, il faut le séparer par un feuillet et poser une étiquette distinctive pour les plis confidentiels. « Cette tâche nous fait perdre un peu de temps, regrette Wena, mais c'est un préalable essentiel. »

La numérisation effectuée, c'est au logiciel d'Itesoft d'entrer en action (lire ci-contre). C'est la société choisie par April pour mettre en place l'automatisation de la reconnaissance et de l'indexation des courriers. Wena et ses collègues n'ont alors plus qu'à qualifier le document et à l'affecter au destinataire chargé du client ou du courtier concerné. Une opération de quelques secondes, facilitée par l'installation de deux écrans pour une lecture instantanée des feuillets numérisés et du « workflow », un dispositif dont 350 employés bénéficient aujourd'hui. Le travail de Wena n'est pas pour autant terminé, car une fois le courrier attribué, reste la numérisation des dossiers archivés. Sans oublier celle des chèques, la gestion des flux sortants - affiches, dépliants, notices - destinés aux courtiers et agents et celle des navettes internes.

« Transversal, notre métier nécessite une certaine polyvalence. Nous travaillons par roulement et changeons d'activité toutes les semaines », précise Wena. La formation au processus de gestion du courrier, de quelques heures, s'est faite sans douleur. « J'ai vite acquis un automatisme de travail. » Simplicité, mais aussi rapidité : « Nous n'avons plus besoin de nous déplacer pour distribuer le courrier », explique la jeune femme. Un enjeu important vu la taille du nouveau bâtiment abritant les bureaux de la société, l'Aprilium. Pas moins de 13 000 m2 répartis sur douze niveaux ! Quant aux gestionnaires, ils n'attendent plus les navettes courrier et peuvent répondre instantanément aux clients. Un gain de temps qui leur permet d'approfondir leur rôle de conseil. Le projet, entamé en juillet 2006, sera finalisé en juin prochain. En accord avec les principes de développement durable, il permettra une économie d'environ 600 tonnes de papier sur dix ans !

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