Les enjeux des archives du numérique

Le « zéro papier » pose la question de la conservation des documents. Comme pour le papier, il est important de diagnostiquer les besoins avant de lancer la procédure d'archivage.

D ématérialiser, conserver... et, surtout, prouver : voilà l'enjeu qui sous-tend la production de documents électroniques. « Avec l'augmentation des affaires portées devant les juges lors de litiges mais aussi en cas de perte réelle des documents, il faut pouvoir répondre à la question "comment prouver ma bonne foi ?" » met en garde Éric Larderet, directeur marketing produits d'Everial.

Tandis que plusieurs assureurs engagent des démarches pour dématérialiser leurs documents - pour l'instant, essentiellement des factures -, le forum des Acteurs du numérique, qui s'est tenu à Paris les 7 et 8 octobre, a mis en lumière les questions importantes à se poser au préalable : comment et quoi archiver ? Parmi ma production, quelles sont les données à conserver, quel est leur degré de sensibilité, quelle est l'exigence de conservation de ce document ? Il convient également de s'interroger sur le volume, et qui y aura accès. « La mission de diagnostic est déterminante », rappelle Éric Larderet, qui conseille de commencer un archivage électronique en parallèle de la création d'un document, et de bien le préciser au client. L'ensemble du système doit garantir la lisibilité dans le temps. Reste à déterminer s'il faut confier cette mission en interne, ou non. « Avoir recours à un prestataire externe ne peut que sécuriser le juge en cas de conflit », estime Marc Chédru, chargé de mission à la Fédération nationale des tiers de confiance.

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