Les ingrédients d'un audit réussi

La société de CGP de Bernard Michalet, Promotion Finance, a été auditée il y a un an. Son dirigeant détaille les points auxquels le gérant doit être attentif afin que ce contrôle soit efficace.

Un incontestable progrès en matière d'accompagnement dans la gestion des cabinets. » C'est en ces termes particulièrement enthousiastes que Bernard Michalet, dirigeant de Promotion Finance, qualifie l'obligation d'audit des cabinets de conseil en gestion de patrimoine indépendants introduite par la loi de sécurité financière de 2003. Le vice-président de la Chambre des indépendants du patrimoine (CIP) parle en connaissance de cause, puisqu'il a été lui-même contrôlé en octobre 2007.

À ses yeux, cela ne fait aucun doute : « Pour que tout se passe bien, il faut avoir un raisonnement collectif, et non individuel. C'est-à-dire prendre conscience qu'il est dans l'intérêt de chacun que la profession soit connue et reconnue à la fois par les clients, les partenaires et les fournisseurs. Quoi de mieux pour y parvenir que de mettre en avant des processus éprouvés dans chacune de nos petites structures ? » Tous les membres de la CIP sont donc soumis à l'obligation d'être audités une fois tous les cinq ans. L'objectif de cette procédure est de faire le point sur la gestion du cabinet. « L'auditeur n'est ni un espion ni un détective privé, il doit être perçu comme un partenaire qui entre dans le cabinet pour engager une vérification des pratiques quotidiennes dans un souci de protection du dirigeant et de ses clients », prévient Bernard Michalet. La durée de l'audit est en principe d'une demi-journée, mais elle peut-être étendue à une journée.

Ce que l'on connaît bien se décrit facilement

Dans un souci d'efficacité du contrôle sur site, un questionnaire préparatoire de 17 pages ainsi que des pièces émanant du cabinet doivent être adressés à la CIP un mois avant l'audit. « Si vous connaissez parfaitement votre cabinet, vous pouvez, en une matinée, répondre à ces questions sans avoir à lever le nez du document et faire les copies de toutes les pièces demandées », rassure le dirigeant de Promotion Finance, qui insiste sur le bien-fondé de cette étape afin que l'auditeur puisse gagner du temps et s'intéresser en profondeur au cabinet.

Le jour de l'audit, l'auditeur est généralement accueilli par le dirigeant. « Il faut être capable de l'accueillir, matériellement et physiquement, dans les meilleures conditions. Pour ma part, il occupait mon bureau et je me suis assis en face de lui pour répondre à ses questions », se souvient-il.

La première étape de l'audit consiste à valider les réponses du questionnaire en procédant à un contrôle sur pièces. Il s'agit principalement de vérifier l'existence et la validité des pièces administratives imposées par la réglementation pour exercer ce métier. La deuxième partie de l'audit consiste en un contrôle sur dossiers clients. « Six dossiers ont été examinés par l'auditeur. Là encore, pas d'inquiétude à avoir puisqu'une convention de confidentialité est signée dès le début de l'audit. Enfin, il est bon de préciser que l'auditeur ne va pas être juge du conseil donné aux clients, il est chargé de vérifier que la procédure mise en place est conforme à la législation », poursuit Bernard Michalet.

Un bon dossier, c'est du temps de gagné

Il s'agit, par exemple, de vérifier que les lettres de mission ont bien été rédigées, signées et acceptées et que tous les documents administratifs (pièce d'identité, contrat de mariage...) concernant le client figurent bien dans son dossier. « Une fois de plus, si vos dossiers sont bien organisés, l'auditeur ne passera pas plus de quinze minutes sur chaque cas. »

À l'issue du contrôle, l'auditeur expose oralement quelques observations sur la situation du cabinet. Son travail sera ensuite formalisé dans une fiche de synthèse soumise à la commission contrôle qualité de la CIP puis envoyée au cabinet. Figurent dans ce document les améliorations à apporter. « Je ne vois pas pourquoi cela se passerait mal, conclut Bernard Michalet. Gardez toujours en tête que nous payons pour être audité et que c'est une bonne occasion pour corriger certaines pratiques. Enfin, c'est un outil de valorisation indispensable de nos cabinets. »

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