Tech : l'intelligence artificielle pour optimiser le parcours achats

Tech : l'intelligence artificielle pour optimiser le parcours achats
Sylvie Noël, directrice des achats de Covéa. © Marc BERTRAND / COVEA

La direction achats du groupe Covéa utilise la plateforme d’Ivalua afin de digitaliser l’intégralité de son processus, du choix du fournisseur jusqu’au bon de commande. Explications avec Sylvie Noël (photo), directrice des achats de Covéa, et Franck Lheureux, directeur général d’Ivalua.

Un outil unique. « L’intelligence artificielle (IA) est un support, pas une finalité », résume Sylvie Noël, directrice des achats de Covéa. C’est en 2012 que le groupe mutualiste (Maaf, MMA et GMF) s’est doté d’une direction unique pour ses achats directs et indirects. Avec le programme « Ensemble pour mieux acheter » (EMA), le processus d’achats a été revu de fond en comble. Restait à trouver un outil commun afin de décliner cette réorganisation fonctionnelle. La solution d’Ivalua a d’abord été testée lors d’un POC (proof of concept) de deux mois par une quarantaine de personnes venues de la direction achats, de l’équipe juridique, des directions métiers. Elle permet ainsi à Covéa de digitaliser l’ensemble du parcours d’achats et d’avoir une vision à 360° en mettant en relation tous les acteurs impliqués.

Sourcing. Grâce à la plateforme d’Ivalua, Covéa se constitue un panel de fournisseurs référencés. Cette solution offre la possibilité au groupe mutualiste de diversifier son sourcing. « Ivalua permet aux assureurs d’optimiser leur choix parmi des centaines de milliers de fournisseurs possibles en les rapprochant et les comparant », explique Franck Lheureux, directeur général d’Ivalua. « Nous identifions les fournisseurs, avec lesquels nous avons préalablement validé les éléments relatifs à leur santé financière et les documents légaux nécessaires et leur périmètre fonctionnel. Puis, nous décidons conjointement avec les directions métiers de les consulter. Nous envoyons notre appel d’offres auquel les fournisseurs répondent directement sur la plateforme, et nous établissons une short list avant le choix final du fournisseur qui est fait par la direction métier », précise Sylvie Noël.

Zéro papier. Dès le choix du fournisseur, l’ensemble du parcours d’achats est dématérialisé. Il en va ainsi des contrats, qui sont envoyés aux fournisseurs via la plateforme. « Notre solution achats contient des modèles de contrats, avec des clauses à la main des juristes et d’autres à la main des acheteurs. L’outil achats est doté d’un workflow qui sollicite les juris­tes selon les critères de saisines établis », explique Sylvie Noël. Le bon de commande et la gestion de la facture s’effectuent ensuite de manière totalement digitalisée sur le portail, répondant ainsi à un objectif zéro papier.

Conformité réglementaire. La plateforme d’Ivalua permet à la direction achats de Covéa de s’assurer que toutes les parties prenantes répondent aux mêmes règles. Les équipes juridiques sont directement associées au processus afin de garantir la conformité réglementaire des achats. « En tant qu’assureur, nous sommes soumis à un grand nombre de réglementations : Solvabilité 2, DDA, mais aussi RGPD (règlement général sur la protection des données). Les fournisseurs sont notamment soumis à des exigences en matière de gestion des risques sous Solvabilité 2. Nous utilisons l’outil d’Ivalua comme un instrument de fiabilité et de compli­ance », souligne Sylvie Noël. « Nous disposons aussi d’un outil de reporting puissant, permettant par exemple la détection des fraudes et envoyons des alertes aux différents acheteurs leur prescrivant de diversifier leurs sources d’approvisionnement ou de renégocier certains contrats si nécessaire », ajoute Franck Lheureux.

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