L'informatique commune, un passage obligé

Nombreuses sont les mutuelles de santé qui fusionnent et fusionneront encore pour atteindre une taille critique, réaliser des économies d'échelle, élargir leurs offres et leurs périmètres géographiques... Des opérations qui, sur le plan informatique, sont loin d'être neutres.

« Quand on fusionne, l'écueil serait de penser que l'on peut faire l'économie d'un système d'information commun, prévient Antoine Catinchi, directeur général de la Mutuelle Générale de l'Économie, des Finances et de l'Industrie (MGEFI), née en 2008 du regroupement de six mutuelles. Nous avons investi plus d'un million d'euros pour fusionner, en moins d'un an, tous les systèmes d'information. Cela peut paraître beaucoup pour 370 000 bénéficiaires, mais c'est un préalable à tout développement futur. » Un avis partagé par Bernard Papazian, directeur des services fonctionnels et des systèmes d'information de Mutuelle de France-Sud, fruit de la fusion de 14 mutuelles : « Il est vrai que l'investissement de départ peut être important, mais avoir plusieurs systèmes devient vite ingérable. » Selon lui, un système d'information unique permet d'avoir des bases communes pour les adhérents, les contrats, les comptes cotisants, les prospects... d'aller vers une convergence de tous les indicateurs de contrats communs, de développer une offre globale, d'avoir des résultats statistiques que l'on peut agréger pour la gestion du risque.

Garder deux systèmes coûte deux fois plus cher

Faire le choix de conserver sur la durée plusieurs systèmes, c'est se priver de cette vision totalement unifiée. Cela oblige également à développer des couches complémentaires pour permettre aux différents systèmes de communiquer. « Si on garde deux systèmes, cela coûte deux fois plus cher en exploitation, et, lorsqu'il faut faire une évolution, elle doit être dupliquée sur les deux », souligne Pierre Léo, directeur général adjoint de l'éditeur Cegedim Activ. Par ailleurs « en termes de management, on se prive d'une cohérence d'entreprise. En travaillant sur un système unique, on travaille sur la cohésion sociale », ajoute Antoine Catinchi.

Dans un projet de fusion, le volet informatique intervient très tôt car, « aujourd'hui, un système d'information assure le développement des mutuelles ou bien le freine si elles ne disposent pas des outils ad hoc », explique Anne-Marie Cozien, directrice générale d'Unéo, né de la fusion de trois mutuelles de militaires. Dans ce cas précis, la problématique du système d'information a été abordée dès 2005-2006 pour une fusion effective en octobre 2008. « Il faut s'emparer du dossier des systèmes d'information au minimum un an avant la fusion effective », confirme Bernard Papazian.

Le choix du nouveau système : un choix politique

Fusionner ses systèmes d'information, d'accord, mais lequel retenir ? Dans la théorie, il faut déterminer, en fonction de la nouvelle stratégie qui va être mise en oeuvre, des critères de performance, de richesse fonctionnelle, d'ergonomie utilisateur, de sécurité, de traçabilité, d'évolutivité... et regarder comment les systèmes d'information existants y répondent. Si aucun n'est à la hauteur, il sera nécessaire d'en construire un nouveau de toutes pièces. Cela prend du temps : il faut regarder les performances des produits du marché, et faire migrer les données de tous les systèmes vers un nouveau. « Une des solutions peut être de prendre le meilleur de chaque système d'information. Mais au final, ce sera un choix politique », estime Éric Tirlemont, associé du cabinet Ineum Consulting.

Objectiver un choix de ce type n'est pas simple, surtout lorsque chaque mutuelle est très fière de ses outils. Dans la pratique, c'est le pragmatisme qui l'emporte. Si une mutuelle représente 80 % des adhérents, il y a de fortes chances que ce soit son système d'information, sauf s'il se révèle vraiment trop obsolète, qui soit retenu. « Le système d'information est classiquement un sujet de fâcheries, relève Anne-Marie Cozien. La Mutuelle nationale militaire (MNM) était la seule à disposer d'un système propriétaire et d'une direction des systèmes d'information. Pour elle, conserver ce système et maintenir les salariés en place était une condition sine qua non pour que la fusion soit effective. C'est donc cet outil propriétaire qui a été choisi. » Reste ensuite à convaincre tous les collaborateurs que le choix qui a été fait était le bon et à les aider à s'adapter au changement.

Un projet qui ne concerne pas que les informaticiens

« Un des écueils les plus courants, dans ce type de projet, constate Pierre Léo, c'est le manque de disponibilité de la maîtrise d'ouvrage sur le choix du SI, son paramétrage et enfin le recettage. » Toutes ces étapes ne sont pas du ressort de la direction des systèmes d'information... Ce projet concerne toute l'entreprise et doit bénéficier, à tous les stades, de l'attention et du soutien de la direction générale. Car la fusion des systèmes d'information est souvent l'occasion de professionnaliser les mutuelles, en les dotant d'outils informatiques plus performants. « Une fois la bascule du système d'information unique digérée, prévoit Anne-Marie Cozien, notre priorité est de déployer un nouvel outil de gestion de la relation clients et une gestion électronique de l'information et des documents existants. » La fusion des systèmes d'information n'est donc souvent que le début d'un long chantier...

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